می دانیم که استفاده از مدل شایستگی در طراحی استراتژی های منابع انسانی، پلی به سوی عملکرد ناب در سازمان است. در این مطلب دو رویکرد مهم برای طراحی مدل شایستگی را به طور کامل مورد بررسی قرار می دهیم.

ترتیب ارائه مباحث در این مطلب:

• مقدمه
• رویکرد فرآیند مدلسازی فشرده بر اساس پنل خبرگان
  • مرحله اول: گردهمایی گروهی از خبرگان
  • مرحله دوم: برگزاری مصاحبه های رویداد رفتاری
  • مرحله سوم: تحلیل دیتا و ساخت یک مدل شایستگی
  • مرحله چهارم: اعتباریابی مدل شایستگی
• رویکرد مطالعه بر روی شغل های آینده و شغل های تک عاملی
  • طراحی مدلی برای شغل های آینده
  • روش مطالعه شایستگی برای شغل های تک عاملی
• جمع بندی و یک پیشنهاد ساده

مقدمه

در مطلب «مدل شایستگی چیست و چطور طراحی می شود؟» توضیحات اولیه ای در خصوص مدل شایستگی و روش ها و رویکردهای طراحی آن ارائه شد.

گفتیم که مدل شایستگی مفهومی است که برای تعیین ویژگی های مورد نیاز برای موفقیت در یک جایگاه شغلی به کار می رود. طبق تعریف اسپنسر (Spencer)، به ویژگی های متمایز یک فرد که با عملکرد بالا و کارآمد وی در یک شغل رابطه‌ی علّی دارد، شایستگی گفته می شود. به بیان دیگر، شایستگی، مجموعه ای از ویژگی های فردی، استعدادها، ویژگی های شخصیتی، انگیزشی، مهارتی و دانشی فرد است که منجر به عملکرد بالای او در حرفه اش می شود.

طبق نظر اسپنسر، سه رویکرد اصلی برای طراحی و ساخت مدل شایستگی وجود دارد:

• روش کلاسیک با استفاده از نمونه‌های معیار – به مطلب «طراحی مدل شایستگی به روش کلاسیک» مراجعه کنید.
• روش فرایند مدلسازی فشرده بر اساس پنل خبرگان
• رویکرد مطالعه مستقل بر روی نمونه و شغل های آینده (مناسب برای شغل هایی که قبلا در سازمان نبوده اند و یا برای مواقعی که به میزان لازم نمونه برای بررسی عملکرد میانگین و برتر وجود ندارد)

پیش تر، به طور مفصل در خصوص روش کلاسیک طراحی مدل شایستگی در مطلب «طراحی مدل شایستگی به روش کلاسیک» صحبت کردیم. در ادامه، ۲ روش غیر کلاسیک طراحی مدل را مورد بررسی قرار می دهیم.

رویکرد فرایند مدلسازی فشرده بر اساس پنل خبرگان

معادل انگلیسی این روش، Short Competency Model Process Based on Expert Panels است. این روش درواقع، نمونه‌ی کوتاه شده ی روش کلاسیک است که نسبت به روش اول به صرف وقت و انرژی کمتری نیاز دارد و همچنین الزاما نیازمند حضور نیروی تخصصی نیست و می توان تمامی مراحل آن را در یک روز به اتمام رساند. البته لازم به ذکر است که این روش به اندازه روش کلاسیکِ طراحی مدل شایستگی، دقیق و پایا نخواهد بود اما در مواردی می تواند برای سازمان اطلاعات ارزشمندی به همراه داشته باشد. در این رویکرد از یک روش جمع آوری داده اولیه از یک گروه متخصص برای ارزیابی شایستگی های شغلی استفاده می شود که شامل مراحل زیر است:

• گردهم‌آیی گروهی از خبرگان
• برگزاری مصاحبه های رویداد رفتاری
• تحلیل داده
• اعتبار یابی

مرحله اول: گردهم‌آیی گروهی از خبرگان

متخصصین حوزه منابع انسانی، مدیران و افراد ممتاز مستقل شغلی، در یک جایگاه شغلی مورد نظر یا خانواده شغلی، با توجه به موارد زیر شایستگی های لازم برای نقش(شغل) را شناسایی می کنند:

مسئولیت های اصلی: مهم ترین وظایف، مسئولیت ها و محصول نهایی یا خروجی خدمات در شغل مورد نظر.

شاخص های نتیجه: تعیین معیارهایی برای این مسئولیت ها که به منظور شاخصی برای شناسایی عملکرد برتر در کار در نظر گرفته می شوند (بهترین معیار، معیار ملموس است اما در صورتی که این امکان وجود نداشت، نظر سرپرستان، همتایان، کارکنان و مشتریان نیز می تواند به کار رود).

مسیر شغلی – Career Pathing: ترسیم مسیری که عموما به شغل منتهی می شود.

شایستگی هایی که کارکنان باید برای داشتن عملکرد شغلی در سطوح زیر از خود نشان بدهند:

• عملکرد پایه (حد آستانه ای)
• عملکرد ممتاز

افراد عضو پنل خبرگان همچنین ممکن است:

از یک پرسشنامه سنجش الزام شایستگی (CRQ) یا یک زمینه یابی به منظور سنجش شایستگی های لازم برای عملکرد پایه و ممتاز بهره بگیرند و به یک مجموعه سوالات در یک سیستم کامپیوتری به عنوان یک گروه پاسخ دهند.

مرحله دوم: برگزاری مصاحبه های رویداد رفتاری

در صورت امکان با چند نفر از افراد دارای عملکرد بالا، مصاحبه صورت می گیرد تا نمونه های شناسایی شده شایستگی ها توسط گروه خبره نیز مورد تایید قرار گیرند. این نمونه های مصاحبه های روایتی بهترین نوع برای تشخیص چگونگی بروز شایستگی های فرهنگی و زمینه ای در یک سازمان واحد هستند.

مرحله سوم: تحلیل دیتا و ساخت یک مدل شایستگی

داده های حاصل از پنل خبرگان، زمینه یابی ها، مصاحبه ها و .. به عنوان محتوای تحلیلی برای رفتارها و ویژگی های شخصیتی شناسایی می شوند که (۱) عملکرد برتر را از عملکرد میانگین متمایز می کنند و (۲) توسط تمامی افرادی که به طور مستقل روی موضوعی کار می کنند نشان داده شود.

مرحله چهارم: اعتبار یابی مدل شایستگی

یک مدل شایستگی می تواند به سرعت توسط رتبه بندی عملکردِ یک نمونه معیار (شامل دو گروه برتر و میانگین)، اعتباریابی شود. کافی ست شایستگی های به دست آمده در مرحله ۳ بین دو گروه عملکرد بالا و میانگین باهم تفاوت معنادار داشته باشند.

این روش طراحی مدل شایستگی شغلی (بدون مصاحبه رویداد رفتاری) می تواند در یک روز به اتمام برسد به این صورت که پنل، زمینه یابی و سیستم داده های خبرگان، یک روز صبح جمع آوری می شوند، تا بعدازظهر تحلیل می شوند و گزارش نهایی مدل شایستگی مربوط به آن شغل تا آخر شب به اتمام می‌رسد. چنین مدلی مسلما دارای کمبودهایی از جمله نداشتنِ مصاحبه رویداد رفتاری است اما در زمان کوتاه می تواند اطلاعات ارزشمندی را در اختیار متخصص قرار دهد.

رویکرد مطالعه‌ بر روی شغل های آینده و شغل های تک عاملی

معادل انگلیسی این روش، Study of Single Incumbent and future Jobs است. این روش، برای طراحی مدل شایستگی برای مشاغلی است که یا تا کنون در سازمان وجود نداشته اند و شغل جدیدی بر اساس نیاز های تازه‌ی سازمان در حال شکل گیری است، و یا برای مشاغلی است که تنها یک نیرو دارند (مانند جایگاه معاون رییس بخش یک بیمارستان). مشاغل جدید نیز در بسیاری سازمان های در حال توسعه و یا کسب و کارهای نوین امری رایج است چرا که با پیشرفت فناوری و تکنولوژی های جدید دائما نیازها در حال تغییر هستند. برای چنین موقعیت هایی اغلب، مشاغلی به وجود می آیند که تا قبل از این در سازمان نمونه مشابهی نداشته اند بنابراین نمی توان از شایستگی های قبلی استفاده کرد. حال برای این چالش، سوال پیش می‌آید که چگونه می توان برای چنین مشاغلی مدل شایستگی طراحی کرد؟

طراحی مدلی برای شغل های آینده

سه رویکرد برای مطالعه شغل های آینده شامل موارد زیر است:

• استفاده از حدسیات خبرگان
• برون‌یابی از عناصر شغلی با شایستگی های همبسته
• نمونه گیری کارکنانی که در حال انجام شغل های مشابهی هستند.

در روش اول همانند روش فشرده، عده ای از خبرگان، لیستی از مسئولیت ها، شاخص های نتیجه، و شایستگی های شبیه ترین شغل ها در سازمان به شغل مورد نظر را ارائه می کنند. سپس مواردی را که به نظرشان برای شغل مورد نظر ضروری ست را شناسایی می کنند. خبرگان همچنین می توانند سناریوهایی برای شغل های آینده با تصور یک موقعیت شایع از یک فرد در شغل آتی تنظیم کنند و شایستگی های لازم را برای آن موقعیت برشمارند.

در روش برون‌یابی، ممکن است برخی از مسئولیت ها و شایستگی ها برای مشاغل آینده هم اکنون توسط شغل های قبلی مورد شناسایی قرار گرفته باشد. فقط کافی ست تا به عنوان مثال میان شایستگی های لازم برای دو جایگاه شغلی همبستگی برقرار کرد. به عنوان مثال: شرکتی برای دپارتمان فروش خود به شغل جدیدی با عنوان (مربی-سرپرست فروش) نیاز دارد تا کادر فروش خود را علاوه بر مدیریت، آموزش نیز بدهد. از آنجاکه طبق مطالعات گذشته شایستگی هر دو عنوان مربی و سرپرست فروش شناسایی شده اند، اینبار کافی ست تا نقطه مشترک این دو عنوان را به عنوان شایستگی های لازم برای شغل جدید استخراج نمود.

در روش تحلیل شغل های مشابه فعلی، بهترین روش برای شناسایی شایستگی های لازم برای شغل های آتی (۱) مطالعه عملکردهای برتر در شغل های مشابه فعلی، و سپس (۲) استفاده از مطالعات کاری برای برون یابی چگونگی جذب افراد در اینگونه شغل هاست.

روش مطالعه شایستگی برای شغل های تک عاملی – Single-Incumbent Jobs

شایستگی ها برای این دسته مشاغل که فقط یک نیرو دارند، می تواند توسط مونتاژ داده ها از افراد اصلی که مستقیما با این شخص حاضر در شغل در تعامل هستند تعیین گردد. به عنوان مثال جایگاه معاون منابع انسانی یک بیمارستان خاص، که خالی است و عامل قبلی آن اخراج شده را در نظر بگیرید. شایستگی های این شغل توسط مصاحبه رویداد رفتاری با مدیرعامل و سرپرستان بیمارستان، هم رده ها، کارکنان و ارباب رجوع شناسایی می شوند. از پاسخ دهندگان خواسته می شود تا وقایع حیاتی که فرد قبلی در آنها به طور خاصی کارآمد یا ناکارآمد بود را شناسایی کنند و در صورتی که موردی پیرامون فرد قبلی به ذهن شان نمی رسد از آنها خواسته می شود که موقعیتی را برای هر معاون منابع انسانی در حوزه سلامت توصیف کنند تا از اطلاعات آن برای تهیه و تنظیم لیست شایستگی های آن جایگاه شغلی استفاده شود.

جمع بندی و یک پیشنهاد ساده

طبق نظر اسپنسر ۳ رویکرد برای طراحی مدل شایستگی وجود دارد که روش اول یا روش کلاسیک با استفاده از نمونه معیار، مفصّل ترین، دقیق ترین و در عین حال، زمانبر ترین روش طراحی مدل است. دو روش غیر کلاسیک برای طراحی مدل شایستگی وجود دارد که یکی رویکرد فرآیند مدلسازی فشرده بر اساس پنل خبرگان (گردهمایی و کمک گرفتن از گروهی متخصص) و دیگری رویکرد مطالعه بر روی شغل های آینده و شغل های تک عاملی است.

این دو روش، نسبت به روش اول طراحی مدل شایستگی، زمان کمتری نیاز دارند و با کمک آنها می توان در مدت زمانی کوتاه، اطلاعات بسیار ارزشمندی را تهیه کرد.

برای آشنایی بهتر با مفهوم مدل شایستگی، توصیه می کنیم مقاله «مدل شایستگی، زنجیره و محور تمامی اجزای منابع انسانی» مراجعه کنید. 

پیشنهاد ساده اما مهم ما به شما این است که برای طراحی مدل شایستگی برای جایگاه های شغلی سازمانتان، به پنل ارزیابی منابع انسانیِ پلتفرم اندازه (کلیک کنید) مراجعه کنید و با ایجاد یک پنل، از این امکان بهره مند شوید. سایت، شما را مرحله به مرحله راهنمایی می کند تا با طی کردن ۶ گام، یک مدل ارزیابی شایستگی محور برای هر یک از جایگاه های شغلی مد نظرتان بسازید و افراد را بر اساس آن ارزیابی کنید. سایت به شما یک کارنامه تناسب شغلی ارائه خواهد داد و میزان تطابق ویژگی ها و شایستگی های فرد با مدل شایستگی مد نظرتان را گزارش می کند.

توصیه آخر این که، اگر قصد دارید برای نقش های کلیدی سازمان، مدل شایستگی طراحی کنید، به تنهایی این کار را انجام ندهید. تیم متخصصین و روانشناسان صنعتی و سازمانی اندازه می توانند در اجرای این فرآیند به شما کمک کنند و با طی این مسیر و رعایت تمامی استانداردهای علمی، یک مدل نهایی برای شما طراحی کنند که تا سال ها برای سازمان شما قابل استفاده باشد.