امروزه اهمیت طراحی و استفاده از مدل های شایستگی در فرآیندهای منابع انسانی و ارزیابی های پیش از استخدام و توسعه منابع انسانی بر کسی پوشیده نیست. در این مطلب یکی از سه رویکرد طراحی مدل شایستگی را به طور کامل مورد تفسیر قرار می دهیم.

ترتیب ارائه مباحث در این مطلب:

• مقدمه
• مراحل طراحی مدل شایستگی به روش کلاسیک
• مرحله اول: توصیف معیارهای اثربخشی عملکرد
• مرحله دوم: شناسایی یک نمونه معیار
• مرحله سوم: جمع آوری داده
• مرحله چهارم: تحلیل دیتا و ترسیم یک مدل شایستگی
• مرحله پنجم: اعتباریابی مدل شایستگی
• مرحله ششم: آماده سازی زمینه هایی برای پیاده سازی مدل شایستگی
• جمع بندی و یک پیشنهاد ساده!

مقدمه

همانطور که در مقاله قبلی با موضوع «مدل شایستگی چیست و چطور طراحی می شود؟» مطرح شد، مدل شایستگی مفهومی است که برای تعیین ویژگی های مورد نیاز برای موفقیت در یک جایگاه شغلی به کار می رود. طبق تعریف اسپنسر (Spencer)، به ویژگی های متمایز یک فرد که با عملکرد بالا و کارآمد وی در یک شغل رابطه‌ی علّی دارد، شایستگی گفته می شود. به بیان دیگر، شایستگی، مجموعه ای از ویژگی های فردی، استعدادها، ویژگی های شخصیتی، انگیزشی، مهارتی و دانشی فرد است که منجر به عملکرد بالای او در حرفه اش می شود.

طبق نظر اسپنسر، سه رویکرد اصلی برای طراحی و ساخت مدل شایستگی وجود دارد:

• روش کلاسیک با استفاده از نمونه‌های معیار
• روش فرایند مدلسازی فشرده بر اساس پنل خبرگان
• رویکرد مطالعه مستقل بر روی نمونه و شغل های آینده (مناسب برای شغل هایی که قبلا در سازمان نبوده اند و یا برای مواقعی که به میزان لازم نمونه برای بررسی عملکرد میانگین و برتر وجود ندارد)

در ادامه، روش کلاسیک طراحی مدل شایستگی را به تفصیل توضیح می دهیم:

مراحل طراحی مدل شایستگی به روش کلاسیک

به طور کلی روش کلاسیک شامل مراحل زیر می باشد:

1. توصیف معیارهای اثربخشی عملکرد
2. شناسایی یک نمونه معیار
3. جمع آوری داده ها
4. تحلیل دیتا و ترسیم یک مدل شایستگی
5. اعتبارسنجی مدل شایستگی
6. آماده سازی زمینه هایی برای پیاده‌سازی مدل شایستگی

مرحله اول: توصیف معیارهای اثربخشی عملکرد

یک نکته حایز اهمیت در مطالعه شایستگی ها و طراحی مدل شایستگی این است که ابتدا باید بتوانیم یک معیار و مقیاسی برای توصیف «عملکرد موثر» در شغلی که میخواهیم آن را مطالعه کنیم بیابیم. معیار ایده آل، عموما معیارهایی عینی و در حقیقت، خروجیِ یک کار هستند (همان مهارت های سخت)؛ مانند فروش محصول ، میزان سود دریافتی و.. به عنوان مثال برای بخش روابط عمومی یک سازمان، یک معیار خوب می تواند میزان رضایت ارباب رجوع باشد.

برخی مواقع نیاز است تا معیاری را برای یک شغل خاص ایجاد کنیم، به عنوان مثال برای بررسی عملکرد پزشکان، تشخیص دقیق و درمان صحیح، یک معیار مهم به حساب می آید. به همین منظور، دسته ای متخصص گروهی از بیماران را معانیه و بر اساس علایم بیماران، تشخیص و پروتکل درمانی خود را برای آنها فرمول بندی می کنند. در مرحله بعد، از عده ای پزشک خواسته می شود تا همان بیماران را ویزیت کنند و سپس تشخیص و پروتکل درمانی شان را با گروه متخصص مقایسه می کنند. به میزانی که این دو به هم شباهت داشته باشند کیفیت عملکرد گروه نمونه (پزشکان) سنجیده می شود.

همچنین، برخی مواقع از «شبیه سازی های رقابتی» به منظور معیار عملکرد می توان استفاده کرد. به عنوان مثال شرکت در بازی های شبیه سازی جنگی برای واحد های نظامی و سپس سنجش عملکرد افسران نظامی بر اساس عملکردشان در این بازی ها.

در مواردی نیز که معیار ملموسی برای سنجش عملکرد در دسترس نیست، می توان از نظرسنجی و رتبه دهی مدیران، همتایان، زیردستان و یا مشتریان (ارباب رجوع) استفاده کرد. تحقیقات نشان داده است که نظر همکاران (افراد هم رده) از اعتبار معیارسنجی بالایی برخوردار است.

 همانطور که گفتیم، در این گونه تحقیقات، توصیف یک معیار عملکرد موثرِ درست، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است؛ اگر معیارهای غلطی در توصیف عملکرد استفاده شوند (مثلا شهرت فردی به جای کیفیت عملکرد) مدل نهایی نیز شایستگی های غلطی را شناسایی خواهد کرد.

مرحله دوم: شناسایی یک نمونه معیار

در این مرحله، معیارهای اثربخش یا رتبه هایی که در مرحله اول ایجاد شدند برای شناسایی یک گروه مشخص از افراد ممتاز (خبرگان) (کسانی که بهترین عملکرد را دارند) و یک گروه مقایسه متشکل از افراد متوسط (کسانی که عملکرد متوسط دارند) استفاده می شود. گروه سومی متشکل از افراد ضعیف یا بدون شایستگی نیز می تواند در این دسته بندی قرار بگیرد به ویژه اگر هدف از این مطالعه، ساخت مدل شایستگی سطح بندی شده برای حداقل موفقیت در یک شغل باشد (ایجاد یک نقطه برش برای جذب و استخدام سازمان).

در نهایت ایجاد معیارهای ملموس، رتبه بندی ها و انتخاب نامزدها، منتهی به انتخاب ۲ یا ۳ نفر به عنوان افراد سرآمد می شود. برای اطمینان از انتخاب درست این افراد می توان از چندین معیار استفاده کرد و فقط افرادی را که در تمامی معیارهای شناسایی شده، رتبه بالا به دست می آورند را به عنوان افراد سرامد انتخاب کرد. در واقع فرد سرآمد یا خبره کسی ست که در تمامی معیارها عملکرد بسیار خوبی داشته باشد، مدیر او را به عنوان یک پیشتاز بشناسد، دیگران او را دوست بدارند و توسط همکاران، زیردستان و مشتریان خود مورد احترام باشد.

مرحله سوم: جمع آوری داده ها

باتوجه به نوع مدل شایستگی، جمع آوری داده ها می تواند متفاوت باشد. اما به طور کلی برای روش کلاسیک، ۶ روش جمع آوری داده وجود دارد:

1. مصاحبه رویداد رفتاری(BEI)
2. پنل خبرگان
3. مشاهده مستقیم
4. دیتابیس مدل شایستگی «سیستم حرفه ای»
5. زمینه یابی
6. عملکرد شغلی/تحلیل نقش

نکته: از مدل های شایستگی انتظار می‌رود که توانایی پیشبینی عملکرد حرفه ای افراد را داشته باشند.

مرحله چهارم: تحلیل دیتا و ترسیم یک مدل شایستگی

در این مرحله، تمامی داده های جمع آوری شده از منابع و روش های مختلف (مصاحبه ها، مشاهدات و…) به منظور شناسایی شایستگی ها و مهارت های لازم برای تمایز عملکرد برتر از عملکرد میانگین مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرند. به این مرحله، تولید فرضیه، تحلیل تماتیک و شکل گیری مفهوم نیز گفته می شود. در این مرحله دو یا چند متخصص، با قرار دادن ویژگی های لازم برای هر دو نوع عملکرد در کنار هم، به جستجوی تفاوت ها می گردند، به عنوان مثال، آنها به دنبال انگیزه ها، مهارت ها یا شایستگی های دیگری هستند که افراد با عملکرد بالا از خود نشان داده اند که در رفتارهای ثبت شده از افراد با عملکرد میانگین مشاهده نمیشود یا برعکس. سپس به دنبال همگام سازی این شایستگی ها با کدهای موجود در دیکشنری شایستگی می روند. البته در این بین ممکن است شایستگی های جدیدی کشف شوند که قبلا در دیکشنری شایستگی ها ثبت نشده است. در نهایت، از این مرحله یک مدل استخراج می شود که شامل شایستگی های لازم برای شغل مورد نظر است.

این مرحله از روش کلاسیک سخت ترین مرحله‌ی کار است که نیازمند دانش تخصصی و خلاقیت بالایی است.

مرحله پنجم: اعتبار یابی مدل شایستگی

حال نوبت آن است تا مدل شایستگی که در مرحله چهارم، به دست آمده مورد ارزیابی قرار بگیرد تا اعتبار آن تایید شود. برای انجام این کار سه روش کلی وجود دارد.:

• محقق یا متخصص منابع انسانی، داده های حاص از مصاحبه های رفتاری(BEI) را بر روی نمونه‌ی دیگری از افراد ممتاز و میانه اجرا کند تا ببیند که آیا مدل بدست آمده از مصاحبه قبلی، توسط نمونه‌ی دیگری تایید می‌شود یا خیر.
• می توان برای اعتبار سنجی مدل از تست های شایستگی استفاده کرد و سپس نتایج تست را از دو نمونه مختلف با هم مقایسه نمود.
• روش سوم، که قدرتمند ترین روش اعتبار سنجی یک مدل شایستگی به حساب می‌آید: افرادی را برمی گزینند (بر اساس مصاحبه های رفتاری که قبلا انجام شده) یا تحت آموزش شایستگی ها قرار می دهند و سپس روند بهبود رفتار حرفه ای آنها را در آینده بررسی می کنند. به این روش اعتبار پیشبین نیز گفته می شود زیرا  همانطور که گفته شد از مدل های شایستگی انتظار می رود که عملکرد آینده افراد را نیز پیشبینی کنند.

مرحله ششم: آماده سازی زمینه هایی برای پیاده‌سازی مدل شایستگی

پس از اعتباریابی مدل شایستگی می توان از آن در موارد متنوعی در سازمان استفاده کرد که این موارد را شامل می شود:

1. فرایند های جذب و استخدام – توصیه می کنیم مقاله «غربال متقاضیان استخدام» را مطالعه کنید.
2. بهره وری تیمی
3. آموزش و توسعه فردی
4. سنجش  و ارزیابی عملکرد

جمع بندی و یک پیشنهاد ساده

طبق نظر اسپنسر ۳ رویکرد برای طراحی مدل شایستگی وجود دارد که روش اول یا روش کلاسیک با استفاده از نمونه معیار، مفصّل ترین، دقیق ترین و در عین حال، زمانبر ترین روش طراحی مدل است. یک مطالعه کامل و طراحی مدل شایستگی به این روش بر اساس نوع برنامه ریزی و زمان بندی که برای اجرای مصاحبه های رویداد رفتاری انجام می شود (هر مصاحبه ۱ روز و نیم زمان نیاز دارد و ۳۰ مصاحبه برای طراحی مدل نیاز است) حدود ۲ تا ۳ ماه زمان نیاز دارد. این روش ۶ مرحله دارد که شامل یافتن معیارهای عملکرد، شناسایی افراد خبره، جمع آوری داده، تحلیل داده و ترسیم مدل اولیه، اعتبارسنجی مدل اولیه، و زمینه سازی برای پیاده سازی مدل شایستگی است.

برای آشنایی بهتر با مفهوم مدل شایستگی، توصیه می کنیم مقاله «مدل شایستگی، زنجیره و محور تمامی اجزای منابع انسانی» مراجعه کنید. 

پیشنهاد ساده اما مهم ما به شما این است که برای طراحی مدل شایستگی برای جایگاه های شغلی سازمانتان، به پنل ارزیابی پلتفرم اندازه (کلیک کنید) مراجعه کنید و با ایجاد یک پنل، از این امکان بهره مند شوید. سایت، شما را مرحله به مرحله راهنمایی می کند تا با طی کردن ۶ گام، یک مدل ارزیابی شایستگی محور برای هر یک از جایگاه های شغلی مد نظرتان بسازید و افراد را بر اساس آن ارزیابی کنید. سایت به شما یک کارنامه تناسب شغلی ارائه خواهد داد و میزان تطابق ویژگی ها و شایستگی های فرد با مدل شایستگی مد نظرتان را گزارش می کند.

توصیه آخر این که، اگر قصد دارید برای نقش های کلیدی سازمان، مدل شایستگی طراحی کنید، به تنهایی این کار را انجام ندهید. تیم متخصصین و روانشناسان صنعتی و سازمانی اندازه می توانند در اجرای این فرآیند به شما کمک کنند و با طی این مسیر و رعایت تمامی استانداردهای علمی، یک مدل نهایی برای شما طراحی کنند که تا سال ها برای سازمان شما قابل استفاده باشد.