شایستگی‌ها به‌عنوان مجموعه قابل‌مشاهده و قابل‌اندازه‌گیری از ویژگی‌هایی مانند: مهارت، دانش، نگرش و رفتارهایی که عملکرد شغلی فرد را نشان می‌دهد و می‌تواند تعالی و موفقیت در یک شغل یا فعالیت را پیش‌بینی نماید، شناخته می‌شوند. شایستگی‌ها می‌توانند در قالب شایستگی‌های اصلی، عمومی، وظیفه‌ای، فنی و … دسته‌بندی شوند. شایستگی‌های اصلی مربوط به کارکردها و وظایف اصلی یک شغل و آن‌چه که باید انجام شود، است؛ در‌حالی‌که شایستگی‌های وظیفه‌ای چگونگی انجام فعالیت را تعیین می‌نمایند و شایستگی‌های فنی به دانش‌های تخصصی مرتبط اشاره دارند. شایستگی‌ها بر‌اساس تغییرات نقشی در سازمان تغییر می‌کنند. هر شایستگی‌ مبتنی بر سطح آن می‌تواند ارزیابی شود (پیشرفته، متوسط، مبتدی) و بیان‌کننده این خواهد بود که آیا به انتظارات و رضایت‌مندی مورد‌نظر رسیده است یا خیر.

چارچوب شایستگی‌ به‌عنوان یکی از ارکان چرخه سیستم مدیریت عملکرد یعنی برای طراحی شغل و استخدام، تعریف نقش‌های مورد‌انتظار، مصاحبه، معارفه، آموزش و توسعه و ارزیابی عملکرد مورد‌استفاده قرار می‌گیرد.

تعاریف شایستگی‌

مک‌کللند (۱۹۷۳) شایستگی‌ را ابزاری معرفی می‌کند که می‌توان به‌وسیله آن فرد عالی را از فرد معمولی تشخیص داد.

بویارتزیس (۱۹۸۲) شایستگی‌ را ظرفیتی می‌داند که در فرد وجود دارد و منجر به رفتارهایی می‌شود که تقاضا و نیازهای شغلی را در کنار پارامترهای محیط سازمانی پوشش داده و نتایج مطلوبی را حاصل می‌آورد.

اسپنسر و اسپنسر (۱۹۹۳) شایستگی‌ را به‌عنوان ترکیبی از مهارت‌ها، انگیزه‌ها و رفتارهایی که یک فرد یا یک سازمان باید دارای آن‌ها باشد تا بتواند توانایی تحویل و انجام امور را داشته باشد و همچنین ویژگی‌ زیرین و مبنایی یک فرد که باعث عملکرد برتر یا کاراریی در یک شغل یا شرایط می‌گردد، تعریف نموده‌اند.

لی (۲۰۰۶) شایستگی را به‌عنوان ویژگی‌های شناختی، شخصیتی و احساسی، رفتاری و انگیزشی یک فرد تعریف می‌کند که او را در انجام درست امور در شرایط مشخص یاری می‌دهد.

ورما (۲۰۰۶) اعتقاد دارد، شایستگی‌ در آموزش، محیطی را ایجاد می‌کند که توانمندی، مسئولیت‌پذیری و کارایی را پرورش داده و از این طریق استعداد، تجربه و یادگیری صورت می‌گیرد.

انواع شایستگی‌ها

اسپنسر و اسپنسر (۱۹۹۳) پنج ویژگی شایستگی را این‌گونه معرفی می کنند: انگیزه (رفتار را به سمت کارها و اهداف مشخص پیش رانده، هدایت و انتخاب می‌نمایند)، خصایص (ویژگی‌های فیزیکی که باعث عکس‌العمل‌های سازگار با شرایط و اطلاعات می‌شوند)، خود-ادراکی (نگرش‌ها، ارزش‌ها و تصورات فرد)، دانش (اطلاعات فرد در یک زمینه مشخص) و مهارت (توانایی انجام یک کار فیزیکی یا ذهنی). شایستگی دانش و مهارت بیشتر قابل‌مشاهده بوده و به‌طور نسبی به‌عنوان شایستگی‌ سطح شناخته می‌شوند، در‌حالی‌که خود-ادراکی، خصایص و انگیزه‌ها، مخفی‌تر، عمیق‌تر و به شخصیت فرد نزدیک تر هستند. شایستگی‌های سطح به نسبت برای آموزش و توسعه آسان‌تر بوده و از نظر هزینه‌ای راه مطمئن‌تری برای توانایی‌های کارکنان هستند، در‌حالی‌که شایستگی‌های مخفی، عملکرد فرد را در شغل به پیش می‌برند.

شایستگی‌ها بر‌اساس نوع استفاده و اهداف به شایستگی‌های ضروری (مبانی دانش و مهارت‌هایی که هر فرد باید بداند و به‌راحتی از طریق آموزش قابل‌توسعه هستند)، شایستگی‌های تمایزی (افراد ممتاز را از افراد معمولی متمایز می‌کند و برای توسعه میان افراد سخت و دشوار است) و شایستگی‌های راهبردی (شایستگی‌های هسته سازمان هستند و بر ظرفیت‌های سازمانی تکیه داشته و منجر به مزیت رقابتی در سازمان می‌شوند) تقسیم می‌شوند.

برخی نیز شایستگی را به دو دسته کارکردی یا وظیفه‌ای یا سخت (مبتنی بر دانش و مهارت و توانایی‌های فرد) و رفتاری یا نرم (مبتنی بر رفتارها و برخورد و نگرش‌های فرد) تقسیم می‌کنند.

مدل شایستگی، زنجیره و محور تمامی اجزای منابع انسانی

اصلی‌ترین نقش شایستگی‌ها در توسعه منابع انسانی را می‌توان نقش یکپارچه‌سازی آن در مولفه‌های اصلی توسعه منابع انسانی سازمان‌ها دانست. به‌عبارت‌دیگر، شایستگی‌ می‌تواند محور اصلی اتصال مولفه‌ها و زیر‌سیستم‌های توسعه منابع انسانی سازمان قرار گرفته و به‌عنوان یک زنجیره و محور تمامی اجزا و ارکان مربوط به توسعه منابع انسانی را در یک سازمان به‌هم به‌صورت سازگار و یکپارچه مرتبط نماید.

مدل شایستگی

مدل شایستگی یک ابزار توصیفی است که مهارت‌ها، دانش و ویژگی‌های شخصی به‌علاوه رفتارهایی را که برای انجام موثر یک نقش یا سازمان مورد نیاز است و به دست یافتن اهداف راهبردی کسب و کار کمک می کند، نشان می دهد. به عبارت دیگر، مدل شایستگی توصیف رفتار شغلی است که باید برای هر کار و وظیفه شغلی تعریف گردد. بسته به کار یا سازمان، معمولاً یک گروه ۷ الی ۹ تایی از شایستگی‌ها برای یک شغل خاص مورد نیاز بوده و در قالب یک مدل شایستگی قرار می گیرد.

برای ایجاد یک مدل شایستگی، سازمان‌ها نیاز دارند که شایستگی‌های اصلی خود را با شایستگی‌های فنی ترکیب نمایند. با این ترکیب، مجموعه شایستگی‌های اصلی و فنی برای یک شغل، شامل مهارت‌ها، توانایی‌ها و رفتارهایی می‌شود که باید به‌طور‌سازگار و منسجم در کنار هم انجام پذیرد تا فرد شاغل در شغل خود موفق باشد.

در واقع مدل شایستگی برای شفاف‌سازی شغلی و انتظارات کار، استخدام بهترین افراد برای سازمان یا شغل، بهنینه سازی بهره‌وری، توسعه فرایند ارزیابی ۳۶۰ درجه، سازگاری با تغییرات، هماهنگ و هم‌راستاسازی میان راهبردها و ارزش‌های سازمانی با رفتار و عملکرد افراد می‌تواند به‌کار‌گرفته شود.

استفاده از مدل‌های شایستگی برای توسعه و تدوین پیش‌نویس مصاحبه‌های مبتنی بر رفتار و ابزارهای ارزیابی می‌تواند انتخاب درست فرد را برای یک موقعیت یا نقش تضمین کند. همان‌گونه که می‌تواند افراد را برای جانشین‌پروری از طریق روش‌های یادگیری و برنامه‌ریزی از طریق یک سیستم مروری بر‌اساس مدل شایستگی آماده نماید. مدل‌های شایستگی نه‌تنها می‌تواند برای آموزش‌گیرندگان در توسعه دوره‌های آموزشی موثر واقع شود، بلکه می‌تواند برای توسعه حرفه افراد نیز هدایت‌کننده باشد.

طراحی مدل شایستگی

روند توسعه مدل شایستگی در سازمان‌ها را می‌توان در سه مرحله مقدماتی، توسعه‌ای و اجرایی تعریف کرد. مرحله اول شامل تعیین استراتژی و اهداف پیاده‌سازی مدل و تعریف یک برنامه عملیاتی است. مرحله دوم شامل تعیین روش‌شناسی انجام طرح، استخراج شایستگی‌ها و ساختن مدل است و مرحله سوم شامل اجرا، ارزیابی و به‌روز‌رسانی مدل است. در ادامه به تفصیل به به معرفی هر یک از این مراحل می‌پردازیم.

مرحله مقدماتی

اولین و مهم‌ترین گام در طراحی مدل شایستگی، تعیین اهداف مدل است. لذا باید به این چهار سوال اساسی پاسخ داده شود:

• برای چه نیازمند طراحی مدل شایستگی هستیم؟
• محدوده هدف مدل شایستگی شامل چه پست‌ها، مشاغل و واحدها و … می‌شود؟
• چه بازه زمانی برای مدل درنظرگرفته شده است؟
• این مدل با چه هدفی به کار گرفته می‌شود؟

مرحله توسعه‌ای

در گام اول این مرحله، روش‌شناسی طراحی مدل شایستگی برای پست‌های محدوده هدف در سازمان و روش جمع‌آوری اطلاعات در راستای رسیدن به شایستگی‌های مورد نظر جهت عملکرد موثر در هر شغل مشخص می‌‌گردد. همچنین در این مرحله مشخص می‌شود که چه افرادی از سازمان توانایی ارائه اطلاعات در مورد شغل مورد نظر را دارا بوده و مورد مشورت قرار می‌گیرند.

با توجه به نقاط قوت و ضعف روش‌های جمع‌آوری اطلاعات، حداقل باید از دو روش مختلف استفاده شود. استفاده از یک روش ترکیبی علاوه بر این‌که می‌تواند نقاط ضعف احتمالی را بپوشاند، نشانگر میزان صلاحیت داده‌ها نیز خواهد بود. میزان اعتبار روش، قابلیت اطمینان، میزان بهره‌وری، عملی بودن روش با‌توجه به محدودیت‌های موجود و همچنین پذیرش روش از جانب نیروها و منابع انسانی، از جمله عواملی هستند که باید در هنگام انتخاب روش مورد توجه قرار گیرند. کاربرد شایستگی‌ها نیز از جمله دیگر مواردی است که در انتخاب روش جمع‌آوری داده‌ها باید مورد توجه قرار گیرد، چرا که اگر شایستگی‌ها برای مواردی همچون استخدام، ارتقاء، تنبیه و … به کار گرفته شوند، نیازمند شواهد بیشتری برای اعتبار هستند. روش‌های جمع‌آوری داده‌ها عبارتند از:

• بررسی ادبیات موضوع
• گفتگو با متخصصان (گروه‌های فوکوس)
• مصاحبه‌های ساختاریافته
• مصاحبه‌های رفتاری
• پرسشنامه‌ها
• مشاهده‌ها
• سیاهه کارهای روزانه
• پایگاه داده‌های شایستگی

در مورد انتخاب افراد در ارتباط با هر شغل علاوه بر افراد متصدی آن شغل باید افراد دیگری که با آن شغل آشنا بوده و از زاویه دید دیگری به آن نگاه می‌کنند، نیز مورد توجه قرار داد. علاوه بر این افراد، مدیران و سرپرستانی که با وظایف، مسئولیت‌ها و اهداف شغلی آشنایی کامل دارند نیز از جمله افرادی هستند که می‌توان از اطلاعات آن‌ها در تعیین و استخراج شایستگی‌ها استفاده کرد.

دقت مدل شایستگی بستگی بالایی به دقت داده‌ها و منابع جمع‌آوری آن‌ها دارد. افرادی که منبع جمع‌‌آوری داده‌ها هستند، نیازمند داشتن دانش قوی و قدرت تحلیل بالا جهت استخراج شایستگی‌های لازم جهت عملکرد برتر در یک شغل هستند. در غیر این صورت تجربه، دانش، تحلیل و دید کل‌نگر و راهبردی محققین مسئول استخراج شایستگی‌ها بسیار حائز اهمیت و تعیین‌کننده است.

در گام دوم این مرحله، مدل شایستگی به‌عنوان خروجی اصلی پروژه ساخته می‌شود. مجموعه اقداماتی که برای دستیابی به این مهم انجام می‌شود عبارتند از:

• تعریف شغل
• استخراج شایستگی‌ها
• استخراج مدل شایستگی
• اعمال نظرات خبرگی و نهایی‌سازی مدل

مرحله اجرایی

ارزش مدل شایستگی به نحوه به کار بردن آن بستگی دارد. این ارزش زمانی حداکثر می‌گردد که کلیه جنبه‌های مدیریت منابع انسانی در مدل شایستگی لحاظ گردد. در یک سیستم منابع انسانی کاملاً یکپارچه و مبتنی بر شایستگی، شایستگی‌هایی که تصمین کننده عملکرد مناسب برای یک شغل هستند، در جهت استخدام، مدیریت عملکرد، سیستم پاداش و تنبیه و … کارمندان به کار گرفته می‌شوند. کارمندان نیز می‌دانند که برای موفقیت چه شایستگی‌هایی لازم است و این شایستگی‌ها چگونه ارزیابی می‌شوند. برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی انسانی، استخدام، توسعه و آموزش، مدیریت عملکرد، سیستم تنبیه و تشویق و سیستم جانشین‌پروری از جمله موارد به کار بستن مدل شایستگی در سازمان‌ها هستند.

بعد از طراحی و به کار بستن مدل شایستگی، این مدل باید از دو جنبه مورد بازبینی قرار گیرد. این بازبینی‌ها باید چگونگی توسعه فرایند طراحی در مدل شایستگی و همچنین توانمندی‌های این مدل و چگونگی توسعه آن را بررسی کند. مدل‌سازی شایستگی یک فرایند پیوسته و پویا است و مهم است که متناسب با تغییراتی همچون بازبینی استراتژی‌های سازمانی، تغییرات شغلی و محیطی، تغییر مقررات و دیگر تغییرات کلیدی مرتبط، مدل شایستگی و اجزای آن نیز تغییر نماید.