با عدم رعایت چند قانون نانوشته و ساده، ارزیابی ۳۶۰ درجه شما و تمام زمان و انرژی و هزینه ای که برای آن صرف کرده اید می تواند با شکست مواجه شود. در این مطلب ۱۰ عامل مهم را مطرح می کنیم که با تمرکز روی جلوگیری از رخ دادن آنها، یک ارزیابی ۳۶۰ موفق را اجرا کنید.

ترتیب ارائه مباحث در این مطلب:

• مقدمه
• از این ۱۰ مورد پرهیز کنید!
• ۱- سنجش آیتم های غیرکارآمد
• ۲- همسو نبودن مقیاس های سنجش با اهداف سازمان
• ۳- کمبود حمایت از جانب مدیران
• ۴- کمبود ارتباطات
• ۵- از دست دادن اعتماد
• ۶- برنامه ریزی ضعیف
• ۷- دریافت بازخوردهای غیرمفید
• ۸- نداشتن برنامه توسعه
• ۹- عدم تعهّد و پاسخگویی
• ۱۰- نداشتن برنامه برای پیگیری
• جمع بندی

مقدمه

فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه یک سیستم یا فرآیند است که طی آن، کارکنان از جانب همکارانشان بازخورد محرمانه و ناشناس دریافت می کنند. افراد بازخورد دهنده معمولاً شامل مدیر، همتایان، و کارکنانِ آن فرد هستند. ترکیبی از حدوداً ۸ تا ۱۲ نفر، یک پرسشنامه آنلاین را به صورت ناشناس پر می کنند. در این پرسشنامه از آنها سوالاتی در خصوص طیف وسعی از شایستگی های محیط کار پرسیده می شود. افراد باید پاسخ هایشان را روی یک طیف (۵ یا ۱۰ تایی) علامتگذاری کنند. خود فرد ارزیابی شونده نیز می بایست یک پرسشنامه خودارزیابی شامل همان سوالاتی که دیگران پاسخ می دهند را پر کند.

مدیران و رهبران درون سازمان برای دستیابی به فهم بهتر و عمیق تر از نقاط قوت و ضعف خود از ارزیابی ۳۶۰ درجه استفاده می کنند. سیستم ارزیابی ۳۶۰ به صورت خودکار، نتایج را جمع بندی، و در قالبی مناسب به فرد ارائه می کند تا به او کمک کند یک برنامه دقیق در جهت توسعه خود طراحی کند. پاسخ های افراد همیشه با پاسخ هایی دیگران تجمیع می شود تا اصل محرمانگی حفظ شود و یک تصویر شفاف از نقاط قوت و نقاط ضعف فرد مورد ارزیابی را ارائه کند.

ارزیابی ۳۶۰ همچنین می تواند یک ابزار بسیار مفید در راستای توسعه افرادی باشد که در جایگاه مدیریت نیستند. ارزیابی ۳۶۰ درجۀ یک فرد «غیرمدیر» که کارکنانی ندارد، دیگر به صورت «۳۶۰ درجه» اجرا نمی شود، اما سایر همکاران در آن می توانند شرکت کنند و قواعد اجرا، مشابه خواهد بود. ارزیابی ۳۶۰ افراد غیرمدیر امکان افزایش کارایی در نقش فعلی شان را فراهم می کند، و همچنین به آنها کمک می کند برای دستیابی به نقش های مدیریتی بفهمند روی چه بخش هایی از خود می بایست تمرکز کنند.

از این ۱۰ اشتباه پرهیز کنید!

در ادامه ۱۰ اشتباه رایجی که طی تحقیقات و اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه مشاهده شده اند را برمی شماریم. آگاهی اولین قدم در مسیر تغییر است. پس قدم اول را برداریم:

۱- سنجش آیتم‌های غیرکارآمد

اگر سوالات درست را نمی‌پرسید، چگونه انتظار دریافت داده‌ی با ارزش دارید؟ شما باید به الزامات سازمانی خود به اندازه شایستگی‌های تخصصی هر جایگاه، توجه و تمرکز داشته باشید. علاوه بر این، به منظور جمع‌آوری داده‌هایی که برایتان اهمیت دارند، شما می‌بایست به خوبی، آیتم‌های مورد سنجش خود را شناسایی کنید و به گونه ای به رشته تحریر درآورید که برای مخاطبان شفاف و متمایز از یکدیگر باشند؛ در غیر اینصورت طبیعیست که با داده هایی مبهم و ناکارآمد مواجه شوید که به هیچ دردی در سازمان‍تان نخواهند خورد.

۲- همسو نبودن مقیاس‌های مورد سنجش با اهداف سازمان

اگر مواردی که در پی اندازه‌گیری آنها هستید، با دورنما، استراتژی ها و رسالت سازمان شما هم‌راستا نیست، قاعدتاً نباید انتظار داشته باشید که کارکنان شما شایستگی هایی را پرورش دهند که با مسیر اهداف سازمانی‌تان هم جهت باشد!

در پنل ارزیابی منابع انسانی پلتفرم اندازه شما این امکان را دارید که برای هر یک از تیم های سازمان، یک مدل ارزیابی شایستگی محور طراحی کنید و ارزیابی ۳۶۰ درجه آن تیم را بر اساس مدل انجام دهید. ویژگی هایی مانند ارائه حمایت انگیزشی، ابتکار عمل، توانمندسازی دیگران، مدیریت تغییر، ارتباط شفاهی یا کتبی و … از جمله مواردی هستند که در تیم ها می توانند مورد بررسی قرار گیرند و گزارش های فردی (برای وضعیت تک تک اعضا) و گزارش تیمی (برای بررسی وضعیت کل تیم) تحویل شما گردد. کافیست همین الان به این پنل ارزیابی سر بزنید.

۳- کمبود حمایت افراد با تجربه سازمان (مدیران ارشد) (Lack of senior support)

مادامی که رهبران سازمان شما، صریحاً از مشارکت در برنامه بازخورد ۳۶۰، حمایت و اجرای آن را تشویق نکنند و عقاید خود را در مورد سودمندی‌هایی که این برنامه می‌تواند برای سازمان به ارمغان بیاورد، ابراز ننمایند، پروژه ۳۶۰ شما هرگز پیشرفت اساسی نخواهد کرد!

۴- کمبود ارتباطات

شما (عضو واحد منابع انسانی و مجری برنامه بازخورد ۳۶۰) باید با افراد دریافت کننده بازخورد و با کسانی که بازخوردها را تهیه می‌کنند تعامل داشته باشید. اگر شما به آنها نگویید چه چیز؟ چرا؟ چگونه؟ و چه وقت؟، آنها با این برنامه احساس راحتی نخواهند داشت. شما باید برای تمامی سطوح سازمان خود در دسترس و با آنها در تعامل باشید تا برنامه ۳۶۰ به خوبی اجرا شده و کارایی داشته باشد.

۵- از دست دادن اعتماد  (ترس از ابراز صادقانه)

زمانی‌که شرکت‌کنندگان از دریافت بازخوردها واهمه داشته باشند و یا اگر پاسخ‌دهندگان از دادن بازخوردهایشان بترسند، کار شما (به عنوان مجری این طرح) بس سخت و طاقت فرسا خواهد بود. تعامل و ارتباط به کاهش ترس‎‌ها کمک خواهد کرد، به منظور پایین آوردن سطح اضطراب مخاطبان می‌توانید از یک سوم شخص بی‌طرف (Neutral third party) برای مدیریت برنامه بازخورد استفاده کنید.

۶- برنامه ریزی ضعیف

اگر برنامه بازخورد خود را به خوبی از پیش طراحی نکرده باشید، به درستی هم اجرا نخواهد شد! در برنامه ۳۶۰ قبل از اقدام به شروع برنامه بازخورد، مسائل لوجیستیکی مهمی وجود دارد که باید به آنها دقت داشت. اگر کارکنان شما دریابند که برنامه به خوبی طرح ریزی نشده است، این به قیمت خدشه دار شدن اعتبار شما تمام خواهد شد.

۷- دریافت بازخوردهای غیرمفید

لازم است بدانیم که ایده برنامه بازخورد، کمک به کارکنان در راستای عملکرد بهتر است. بازخوردهای منفی می‌تواند روحیه افراد را تضعیف کرده و آنها را درمانده کند. بنابراین اگر بازخوردها به شیوه‌ای غیرکارآمد و نامناسب تهیه شوند، پروژه شما ممکن است نتیجه عکس بدهد. برای جلوگیری از این امر بهتر است از متخصصانی بی طرف برای ارسال بازخوردها استفاده شود.

۸- نداشتن برنامه توسعه

فرض کنیم که یک برنامه ۳۶۰ را به خوبی اجرا کردید. آنوقت چه می‌شود؟ اگر در مواجه با داده هایی که به دست آمده دچار مشکل یا شکست شوید، شما عملا وقت خود و همچنین شرکت کنندگان و مخاطبان را نیز تلف کرده اید! هر فردی که بازخورد دریافت می‌کند، می‌بایست اهدافی را بر اساس بازخوردهایی که دریافت کرده توسعه دهد. همچنین مهم است که آن اهداف ایجاد شده، SMART باشند.

*اهداف اسمارت عبارتند از اهدافی که:

1. مشخص و جزئی
2. قابل اندازه گیری
3. قابل اجرا و دستیابی
4. منطقی (واقع بینانه)
5. دارای زمانبندی مشخص باشند.

۹- متعهد نبودن (عدم پاسخگویی)

برنامه های توسعه، پوچ و بی‌معنی خواهند بود مادامی که افراد آن را جدی نگرفته و به آن پایبند نباشند. قبل از اجرای برنامه، مطمئن شوید کارکنان و مدیران آنها با روش هدف گذاری SMART آشنایی دارند. می توانید برای این منظور یک جلسه آموزشی کوتاه قبل از شروع پروژه آماده کنید و در اختیار افراد سازمان خود قرار دهید.

۱۰- نداشتن برنامه فالو آپ (پیگیری)

چگونه می‌توانید از میزان موفقیت برنامه خود مطلّع شوید اگر آن را پیگیری نکنید؟ شرکت کنندگان چگونه از روند پیشرفت خود آگاه خواهند شد اگر بازخورد پیگیرانه (از سوی مدیران‌شان) دریافت نکنند؟ این سوال ها حاکی از اهمیت پیگیری برای موفقیت یک طرح ۳۶۰ است. بنابراین برای دریافت بازخوردهای پیگیرانه در بازه های زمانی ۶ ماه و یکسال بعد از جمع آوری داده های اولیه، از پیش برنامه ریزی داشته باشید.

جمع بندی

به یاد داشته باشید فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه مثل یک شمشیر دولبه است. اگر درست اجرا شود می تواند نتایج بسیار مثبت در پی داشته باشد و منجر به پیشرفت و شتاب دادن به حرکت رو به جلوی تیم ها و در نتیجه سازمان شما شود. اما اگر صحیح اجرا نشود، حداقل آسیبی که به شما خواهد زد، تلف شدن زمان، انرژی و هزینه خواهد بود. در این مطلب تلاش کردیم توجه شما را به ۱۰ نکته اساسی جلب کنیم تا در تنظیم و برنامه ریزی های خود، آنها را در ذهن داشته باشید و جایی که احساس کردید یکی از آنها در حال رخ دادن است، برای جلوگیری از آن وارد عمل شوید.

در نهایت، بخشی از این نکات مهم در اجرای ارزیابی ۳۶۰ درجه را ما بر عهده گرفته ایم. در ارزیابی ۳۶۰ پلتفرم اندازه، آیتم های اساسی برای ارزیابی تیم ها را در اختیار شما قرار داده ایم تا از میان آنها، شاخص های کارآمد و همسو با اهداف سازمانتان را انتخاب کنید. ارزیابی ها به صورت ناشناس اجرا می شوند و در نهایت مشخص نخواهد بود که هرکس چه بازخوردی داده، بنابراین افراد اعتماد بیشتری برای بازخورد دادن خواهند داشت. نتایج و نمرات در نهایت در اختیار شما قرار خواهند گرفت تا بسته به اولویت های سازمان، آنها را تحلیل و برای برنامه ریزی های توسعه ای، مورد استفاده قرار دهید. و از آنجایی که اندازه متعهّد است به «داده محوری»، کارنامه ها همواره به راحتی در دسترس شما خواهند بود تا در بازه های زمانی مختلف (۶ ماه یا یک سال بعد از اجرای ارزیابی ۳۶۰) به آنها رجوع کنید و میزان تغییرات تیم را اندازه بگیرید.

شما می توانید همین الان، به پنل ارزیابی منابع انسانی اندازه مراجعه کنید و از این امکان به راحتی استفاده کنید. کافیست روی این لینک کلیک کنید.