همه ارزیابی های ۳۶۰ درجه موفقیت آمیز و نتیجه بخش نیستند. در این مقاله، ۱۰ اصلی که می بایست حین اجرای این فرآیند رعایت شوند و احتمال اثربخشی آن را بالا ببرند ارائه خواهد شد.

ترتیب ارائه مباحث در این مقاله:

• مقدمه
• ۴ اصل اساسی اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰
• ۶ اصل فرعی اما مهم اجرای بازخورد ۳۶۰
• سوالات ارزیابی ۳۶۰ چطور طراحی می شوند؟
• اگر قصد ارزیابی دارید، این کار را درست و دقیق انجام دهید!

مقدمه

در مقاله «ارزیابی ۳۶۰ درجه؛ یک راهنمای کامل» تعریفی از این فرآیند و نقاط قوت و ضعف آن ارائه شد؛ ارزیابی ۳۶۰ درجه یا بازخورد ۳۶۰ درجه یک فرآیند ارزیابی و نمره دهی به عملکرد و شایستگی های فرد توسط چندین منبع مختلف شامل زیردستان، همتایان و مدیران است. پژوهش ها و مطالعات گسترده ای روی اثربخشی و نتایج ارزیابی ۳۶۰ درجه انجام شده است. برخی از این پژوهش ها نشان دهنده نتایج مثبت و تغییر عملکرد مؤثر، برخی نشان دهنده عدم تغییر، و برخی تغییرات رفتاری در جهت منفی را نشان داده اند. این امر، اهمیت اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰ به صورتی اصولی و توجه به جزئیات آن را پررنگ می کند. در این مطلب، نتایج یک مطالعه مربوط به سال ۲۰۱۱ را مرور می کنیم و ۱۰ راهکار در جهت اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰ به صورت اصولی و بالابردن احتمال رخ دادن تغییرات مثبت در افراد را ارائه می کنیم.

۴ اصل اساسی اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰

برکن و رز (Bracken & Rose, 2011) چهار نکته را مطرح می کنند که کمک می کند یک فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه موفق را اجرا کنیم.

1. محتوای مرتبط: سوالات و شایستگی هایی که مورد ارزیابی قرار می گیرند باید با ارزش ها و شایستگی هایی که در این سازمان، منحصر به فرد هستند همراستا باشند. بر اساس نظر این پژوهشگران، «هرچند با ابزارهای استاندارد، یافتن تقریب ها و شباهت ها ممکن است اما بهترین حالت این است که از یک نظرسنجی شخصی سازی شده استفاده شود.»
2. داده های موثق: داده به دست آمده از نظرسنجی به صورت بالقوه توسط چندین نفر استفاده می شود؛ دریافت کنندگان بازخورد، بازخورد دهندگان، مدیران، کوچ ها، و متخصصین منابع انسانی. داده ها باید کاملاً موثق باشند، به این معنا که واقعا دقیق و معتبر باشند و همچنین برداشت دیگران هم همین باشد. بهترین ارزیابی ۳۶۰ درجه، این ویژگی ها را باید داشته باشد: ۱. تعداد ارزیاب ها کافی باشند. ۲. ارزیاب ها با فرد آشنایی کافی داشته باشند. ۳. ارزیاب ها را خود فرد (با تأیید مدیر) انتخاب کرده باشد. ۴. یک ابزار حرفه ای برای اندازه گیری رفتارها داشته باشد. ۵. ابزار با تصادفی سازی و معکوس کردن کلمات و جملات، ارزیاب را فریب ندهد. ۶. سیستم امتیازدهی استاندارد و شفافی داشته باشد. و ۷. ارزیاب آموزش دیده باشد.
3. قابلیت اتکا: فرد باید برای بازخورد قابل اعتماد باشد. در راستای تحقّق این هدف، پیگیری از مدیر یا کوچ می تواند روش خوبی باشد. راه های دیگری که از طریق آنها می توان بر مقاومت افراد نسبت به تغییر غلبه کرد، این است که بازخوردها و اهداف شخصی را با یکدیگر به اشتراک بگذارید و یا پاداش و امتیازاتی را برای تغییر رفتار در نظر بگیرید. مدیر مستقیم می تواند نقش مهمی در این فرآیند بازی کند.
4. مشارکت جمعی: برای اینکه ارزیابی ۳۶۰ درجه به درستی اجرا شود، همه باید مشارکت کنند. یک نکته منفی ۳۶۰ این است که انرژی و زمان زیادی می خواهد. هر کارمند نیاز به بازخورد از طرف چندین نفر دارد، که این یعنی همه کارکنان سازمان می بایست در مورد چندین نفر بازخورد دهند. به همین دلیل، مدیریت باید انتظارات روشنی را مطرح کند، شرایط را برای ارائه کامل فیدبک ها مهیا کند، و فضایی آرام و منصفانه را برای همه فراهم کند.

۶ اصل فرعی اما مهم اجرای بازخورد ۳۶۰

علاوه بر ۴ مورد ذکر شده، نکات مهم دیگری هم هستند که مطرح کردنشان خالی از لطف نیست:

۵. همه افراد مرتبط را درگیر فرآیند کنید: با ارائه پاداش و تشویق کارکنان، از شرکت کردن آنها در ارزیابی ۳۶۰ اطمینان حاصل کنید.

۶. ارتباطات شفاف: برای افراد به روشنی توضیح دهید که یک فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه چطور اجرا می شود و محاسبات آن و نحوه ارائه نتایج به تیم به چه صورت خواهد بود.

۷. فوریت ایجاد کنید و پاداش بدهید: از آن جایی که ارزیابی ۳۶۰ درجه چیزی نیست که افراد برای پر کردنش عجله کنند و آن را فوری ببینند، معمولاً شرکت در نظرسنجی ها را به تعویق می اندازند. بهتر است خیلی شفاف یک ددلاین مشخص برای شرکت در نظرسنجی به افراد بدهیم. این ددلاین، زمانی که شرکت در نظرسنجی اجباری است، بسیار کارآمد خواهد بود. یک راه دیگر، پاداش دادن به افراد برای پر کردن فرم هاست. این پاداش می تواند هر هدیه ای (هرچند کوچک) باشد که افراد را تحریک کند در نظرسنجی مشارکت کنند تا آن را دریافت کنند.

۸. برای فالوآپ ها برنامه ریزی کنید: ارزیابی ۳۶۰ یک فرآیندِ یکباره نیست. تشویق کردن تک تک کارکنان به اقدام عملی و پیگیری های رسمی بعد از بازخوردگیری ۳۶۰ درجه به تغییر رفتار در افراد کمک می کند.

۹. توسعه در برابر ارزیابی: اگر هدف ارزیابی ۳۶۰ درجه، توسعه فردی باشد، فرد ارزیابی شونده باید بتواند ارزیاب های خود را تعیین کند. در این حالت، ایجاد یک فرهنگ بازخورد در سازمان، بسیار اهمیت دارد. اگر هدف، ارزیابی عملکرد است، ارزیابی شونده ها باید بر اساس اینکه چقدر در نزدیکی با ارزیاب ها کار می کنند، انتخاب شوند. در این حالت، ارزیابی ۳۶۰ باید در سیستم مدیریت عملکرد جای گیرد.

۱۰. یکپارچه سازی اهداف و شایستگی ها: هدف ارزیابی ۳۶۰ پیشرفت دادن عملکرد سازمان است. بنابراین، این خیلی حیاتی است که تمرکزِ ارزیابی را روی شایستگی هایی بگذاریم که برای شغل آن فرد بااهمیت است. داشتن تسلّط بالا در یک شایستگی حیاتی منجر به عملکرد بالا در آن وظیفه می شود، که همین منجر به خروجی های بهتر برای سازمان خواهد شد. دانستن شایستگی های لازم برای پیشرفت در شغل، و تمرکز روی ارزیابی آنها برای اجرای یک فرایند بازخورد ۳۶۰ درجه موفق، بسیار مهم است. اگر مدل های شایستگی مشاغل سازمان طراحی شده باشند، می توانند در این فرآیند مورد استفاده قرار گیرند.

سوالات ارزیابی ۳۶۰ چطور طراحی می شوند؟

حین طراحی سوالات ارزیابی ۳۶۰ درجه، این گام ها را دنبال کنید:

• در هر شغل، شایستگی هایی که به بهترین عملکرد کمک می کنند را انتخاب کنید.

هر شغلی، یک سری شایستگی های حیاتی دارد که برای عملکرد بالا در وظایف، مورد نیاز هستند. این موارد باید نزدیکی زیادی به استراتژی ها و اهداف سازمان باشند. دقت کنید که بیش از ۴ مورد انتخاب نکنید. توسعه و ارتقای حتی یک یا دو شایستگی در یک زمان مشخص، خودش به قدر کافی سخت هست، چه رسد به بیش از ۴ شایستگی!

• برای هر شایستگی، ۴-۳ شاخص رفتاری تعریف کنید:

در قدم دوم، رفتارها یا ابعادی را برای هر شایستگی تعریف کنید. اینها سوالاتی هستند که ارزیابها در موردشان بازخورد خواهند داد.

• در پایان، بازخوردِ باز بگیرید: در پایان نظرسنجی، فضایی را برای ارائه فیدبکِ باز در مورد شایستگی هایی که فرد ارزیابی شونده می تواند در آنها بهتر شود، در نظر بگیرید. نمونه سوالات: بزرگترین نقطه قوت خانم/آقای …. چیست؟ و در چه حوزه ای این فرد باید به رشد و توسعه ادامه دهد؟

اگر قصد ارزیابی دارید، این کار را درست و دقیق انجام دهید!

اگر قرار است کاری را بدون شناخت (یا با شناخت محدود) و غیرتخصصی انجام دهیم، بهتر است اصلاً سراغش نرویم چون نتیجه عکس می گیریم.

در این مقاله و مقاله قبلی با موضوع «ارزیابی ۳۶۰ درجه؛ یک راهنمای کامل» توضحات کاملی در خصوص این فرآیند ارائه شد. تعریفی از بازخورد ۳۶۰، نقاط قوت و همچنین نقاط ضعف آن (پیامدهای عدم اجرای درست فرآیند)، راهکارهای عملی برای اجرای باکیفیت فرآیند ارزیابی و در نهایت چگونگی طراحی سوالات پرسشنامه توضیح داده شد.

دیدیم که اگر نکات مهمی را حین اجرای ارزیابی ۳۶۰ رعایت نکنیم، در بهترین حالت، فرآیندمان بی نتیجه خواهد ماند و فقط وقت عزیزِ تیممان را تلف کرده ایم. و یا نتایج عکس و تغییرات منفی در رفتار را مشاهده خواهیم کرد.

اگر شما هم با برون سپاری اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰ به پلتفرم هایی که توسط تیم های متخصص طراحی و اجرا می شوند، و سوالات با دقت و وسواس زیاد و بعد از مطالعات گسترده طراحی شده اند، موافق هستید، می توانید خیلی سریع اجرای آن را آغاز کنید. اتفاقاً این روزها زمان بسیار مناسبی است برای اجرای فرآیند ارزیابی ۳۶۰ و برنامه ریزی برای توسعه تیم ها بر پایه نتایج آن!

پلتفرم اندازه یکی از این پلتفرم هاست. تیم روانشناسان صنعتی/سازمانی اندازه فرآیند ارزیابی ۳۶۰ درجه را به صورت شایستگی محور طراحی کرده و در اختیار شما قرار داده اند. شما به سادگی می توانید با ورود به پنل (کلیک کنید) به این ابزار دسترسی داشته و نیروهای کلیدی سازمان را به صورت ۳۶۰ درجه ارزیابی کنید و کارنامه های جامع دریافت کنید.