۱- آگاهی بخشی

بالای قیف با آگاهی‌بخشی از برند سازمان شما آغاز می‌شود. در این مرحله، کاندیداهای بالقوه ممکن است از سازمان شما و خدماتی که ارائه می‌دهید آگاه نباشند. با اطلاع‌رسانی از برند سازمان، نامزدهای بالقوه بلافاصله از کسب‌وکار شما مطلع خواهند شد و ممکن است علاقه بیشتری به کار برای شما داشته باشند. در واقع، ۷۵درصد از کارجویان قبل از ارسال رزومه، برند کارفرما را در نظر می‌گیرند.

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

•  نام تجاری کارفرمای فعلی خود را بررسی کنید: تحقیق کنید که دیگران درباره سازمان شما چه می‌گویند.
• ایجاد کمپین‌ها: با اعضای بخش بازاریابی سازمانی همکاری کنید تا کمپین‌های اطلاع‌رسانی درباره برند ایجاد کنید.
• انتخاب مسیرهای درست: حضور سازمان خود در رسانه‌های اجتماعی را بررسی کنید و ببینید کاندیداهای بالقوه شما بیشتر در کدام رسانه فعالیت دارند.

 

۲- جذب

مرحله بعدی در قیف استخدام، جذب کردن کارجویان و متقاضیان به فرصت‌های شغلی باز است. در این مرحله، کاندیداهای بالقوه، برند سازمانی شما را شناخته‌اند اما هنوز برای فرصت شغلی سازمان شما درخواست نداده‌اند. فعالیت‌های اصلی در این مرحله شامل موارد زیر است:

• نگارش آگهی‌های استخدامی و شرح مشاغل
• انتشار آگهی‌های استخدامی در فضاهای مختلف شامل سایت‌های کاریابی، رسانه‌های اجتماعی و صفحه کاری خود
• یافتن راه‌های خلاقانه‌ای برای جذب کاندیداها مانند راه‌اندازی کمپین‌های تبلیغاتی

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

• شرح شغل مطلوب تهیه کنید: از عبارات اصطلاحی اجتناب کنید و مطمئن شوید که کاندیدای ایده‌آل شما قادر است به‌سرعت، نقش و مسئولیت‌های این عنوان شغلی را دریابد. همچنین، عنوان و شرح شغل را برای جستجوی آنلاین توسط کاندیداهای ایده‌آل خود بهینه نمایید.
• برای ارجاع کارجویان توسط کارمندان سازمان، پاداش تعیین کنید: ارجاع کاندیداها توسط کارمندان فعلی یک راه عالی برای افزایش دسترسی شما به نامزدهای بالقوه است، خصوصاً که کارمندان احتمالاً فقط افرادی را معرفی می‌کنند که آن‌ها را مناسب سازمان می‌دانند.

 

۳- علاقمند کردن

وقتی کاندیداها را به سازمان جذب کردید، گام بعدی برعهده کاندیداهای بالقوه است. در مرحله علاقمندی، کاندیداهای بالقوه به صورت فعال وب‌سایت یا رسانه‌های اجتماعی شما را جستجو می‌کنند تا درباره پیشنهاد شغلی شما اطلاعات بیشتری کسب کنند. بر اساس گزارش لینکدین، ۵۳% از کاندیداها اطلاعات مربوط به سازمان را از طریق وب‌سایت آن، ۳۸% از طریق لینکدین و ۳۲% از طریق تماس با سازمان، به‌دست می‌آورند.

بنابراین لازم است حضور دیجیتال خود را خصوصاً در وب‌سایت و صفحات رسانه‌های اجتماعی افزایش دهید. اطمینان یابید که اطلاعات در دسترسی برای آگاهی کاندیداهای بالقوه در دسترس قرار دارد و تمام اطلاعات موردنیاز کاندیداها را فراهم کرده‌اید.

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

• برند کارفرمایی خود را تقویت کنید: وضعیت برند سازمان را بررسی کنید تا بدانید بازار برند شما را چگونه ارزیابی می‌کند. نتیجه جستجوی گوگل درباره کسب‌وکار خود را مرور کنید. دیدگاه‌های کاربران در شبکه‌های اجتماعی را مطالعه کرده و پاسخ مخاطبین را بسنجید تا دریابید چه اطلاعاتی را در اختیار کاربران قرار می‌دهید.
• اطلاعات مناسبی در دسترس قرار دهید: با افزودن بخش سوالات متداول در وب‌سایت خود، دسترسی به اطلاعات را برای کاندیداهای احتمالی خود آسان نمایید. ویدیوهایی با موضوع سوالات متداول در مورد فرآیند استخدام یا داستان‌های موفقیت در استخدام به اشتراک بگذارید و همچنین صفحه «درباره ما» و مشاغل خود را به‌روز کنید تا کسب‌وکار خود را به‌خوبی به نمایش بگذارید.

 

۴- درخواست دادن 

در نهایت کاندیداهای بالقوه شروع به درخواست‌دادن و ارسال رزومه برای عناوین شغلی سازمان می‌کنند. اشاره به این موضوع جذاب است که برای اکثر سازمان‌ها حرکت از مرحله درخواست نیرو برای یک شغل تا استخدام، ۲ الی ۳ ماه زمان می‌برد. بنابراین اطمینان از این‌که کاندیداهای مناسب با موفقیت درخواست خود را ارسال می‌کنند، نقطه عطفی در مسیر موفقیت برای استخدام است. ایجاد یک تجربه خوب برای کاندیداها در این مرحله ضروری است:

• اطمینان از اینکه فرآیند درخواست‌دادن برای یک عنوان شغلی آنقدر پیچیده نیست که موجب کناره‌گیری کارجو شود
• آگاه نگه‌داشتن کاندیداها از فرآیند
• استمرار در بررسی زمینه‌های تیازمند بهبود در فرآیند درخواست کار.

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

• زودتر اطلاع‌رسانی کنید: درباره آن‌چه کارجویان باید در طی فرآیند انتظار داشته باشند، زودتر اطلاع‌رسانی کنید.
• ارسال یک ایمیل تایید شخصی: به کاندیداها درباره مراحل بعدی و ارتباطات بعدی اطلاع دهید.

 

۵- ارزیابی

هدف از این مرحله ارزیابی‌کردن جزییات مهارت‌ها، تجارب و دانش کاندیداهاست. این مرحله‌ای چالش‌برانگیز است زیرا ممکن است صدها رزومه و درخواست دریافت کنید اما زمان و منابع کافی برای مدیریت تمامی آن‌ها نداشته باشید. برای کمک به ارزیابی موفقیت‌آمیز متقاضیان، استفاده از آزمون‌های شایستگی و تست‌های شخصیت ابزارهای مفیدی هستند. به‌علاوه این‌که، استفاده از ATS در فرآیند غربال، دسته‌بندی و تسریع فرآیند کمک کننده است.

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

• گرفتن آزمون‌های مربوط به مهارت‌های نرم و مهارت‌های سخت: استفاده از هر دو نوع این آزمون‌ها به شما در شناسایی نقاط قوت و ضعف کاندیداها کمک می‌کند.
• انجام غربالگری: استفاده از ATS برای غربال رزومه کارجویانی که با شرایط شغلی موردنیاز سازمان مطابقت دارند.
• انتخاب کاندیداها برای مصاحبه.

 

۶- مصاحبه

بعد از مشخص‌کردن لیست نهایی کاندیداهای بالقوه، گام بعدی در قیف استخدام، انجام مصاحبه است. این مرحله معمولاً زمانبرترین مرحله در فرآیند استخدام است؛ به‌طوری‌که لینکدین در گزارشی اعلام کرده است، مصاحبه کردن با کاندیداها برای یک کسب‌وکار کوچک ممکن است ۷ ساعت در هفته زمان ببرد و داشتن مراحل بیشتر در مصاحبه قاعدتاً زمان بیشتری نیز نیاز دارد.

توصیه می‌شود برای مصاحبه ۳ مرحله در نظر بگیرید. اگرچه تعداد مراحل مصاحبه‌ها وابسته به عوامل متعددی نظیر مصاحبه برای موقعیت ارشد یا فنی‌تری است، با این‌ حال،  انجام مصاحبه‌های زیاد موجب خستگی کارجویان شده و احتمال کناره‌گیری متقاضیان از فرآیند جذب‌واستخدام و یا رد پیشنهاد کاری را افزایش می‌دهد.

کاری که کارشناس جذب‌واستخدام در این مرحله انجام می‌دهد شامل:

• دادن اطلاعات به مصاحبه‌شونده در خصوص مصاحبه و فرآیند آن
• سازمان‌دهی یک تیم برای مصاحبه‌های اولیه و سطحی
• آماده‌سازی تیم مصاحبه کننده برای پرسیدن سوالات درست و پرهیز از سوگیری ناهوشیار

به‌یاد داشته باشید که تمرکز مصاحبه شما باید بر نیازها، خواست‌ها و انتظارات کاندیداها نیز باشد.

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

• کاندیداها را برای موفقیت آماده کنید: به کاندیداها اطلاعاتی ارائه دهید که در طی کردن موفقیت‌آمیز مصاحبه کمک کند. اطلاعاتی در خصوص شرکت، انتظارات و نمونه سوالات احتمالی که می‌توانند انتظارش را داشته باشند.
• تدوین ساختار کارآمد برای مصاحبه‌ها: اگر چندین مصاحبه‌کننده دارید، سوالات را بین آن‌ها تقسیم کنید تا موضوعات بیشتری را به‌طور همزمان پوشش دهید. زمان مصاحبه را به‌خوبی مدیریت کنید و اطمینان یابید سوالات مهم را به آخر جلسه که ممکن است کارجو عجله داشته باشد، موکول نکرده‌اید.
• سریع بازخورد دهید: پس از مصاحبه، بازخوردی درباره نحوه انجام مصاحبه و مراحل بعدی به کاندیدا ارائه دهید.

 

۷- استخدام

تبریک میگم! حالا شما در پایان قیف استخدامی و آماده ارائه یک پیشنهاد رسمی کار به کاندیدای ایده‌آل خود هستید. در این مرحله، کاندیداهای برتر در حال ارزیابی پیشنهادهای شغلی سازمان‌های مختلف هستند. برای افزایش شانس پذیرش پیشنهاد شغلی سازمان خود به این نکات توجه کنید:

• اهداف و انگیزه‌های کاندیداهای خود را به دقت بشناسید.
• بدانید کارجو در یک موقعیت شغلی در جستجوی چه چیزی است.
• اهداف شغلی کارجو برای سال آینده را جویا شوید.
• در خصوص مزایایی که از شغل جدید انتظار دارند، بپرسید.

پس از اینکه کاندیدا، پیشنهاد را پذیرفت و قرارداد کاری منعقد شد، مراحل بعدی در فرآیند ورود به سیستم را به او اطلاع‌رسانی کنید.

آنچه HR می‌تواند انجام دهد:

• بیشتر از حقوق سرمیز مذاکره بیاورید: اگرچه حقوق برای کارجویان مهم است اما همیشه کافی نیست. نشان دهید چرا سازمان شما برای این کاندیدا مناسب‌تر است و چگونه می‌توانید مسیر شغلی او را ارتقاء دهید.
• یک داستان جذاب از سازمان خود بگویید: کاندیداها می‌خواهند احساس کنند که بخشی از کلیتی بزرگتر هستند. ارزش‌های اصلی و اهداف سازمان خود را شرح دهید و بگویید که نقش او چگونه در سازمان تاثیر خواهد گذاشت.

• فرصت‌های رشد را شرح دهید: کاندیداها دوست دارند بشنوند که نقش آن‌ها چالش برانگیز است و منجر به رشد بیشترشان خواهد شد.

 

جمع‌بندی

استفاده از قیف استخدام یک روش کارآمد برای جذب‌واستخدام نیرو در سازمان‌هاست که این امکان را فراهم می‌کند تا با برداشتن گام‌های صحیح و هدفمند، فرآیند استخدام را بهینه نمایید. تهیه یک چک ‌لیست از ۷ مرحلۀ قیف استخدام و مشخص‌کردن معیارهای سنجش عملکرد تیم استخدامی در هر مرحله، می‌تواند برای شما این امکان را فراهم کند که ضمن پیگیری صحیح فرآیند جذب‌واستخدام، زمینه‌های نیازمند رشد در هر مرحله از فرآیند استخدام را در سازمان خود شناسایی نمایید. استفاده از این روش ضمن سنجش وضعیت فعلی و بهینه‌سازی فرآیند جذب‌واستخدام، سازمان را قادر می‌سازد تا تجربه استخدامی بدون دردسری را برای کاندیداها فراهم نماید و از این طریق برند کارفرمایی خود را تقویت کند. 

 

منبع ترجمه: آکادمی نوآوری منابع انسانی