بر اساس مطالعات گارتنر، استخدام یکی از ۵ مهارت اصلی مدیران منابع انسانی در سال‌های اخیر است. بنا به این ضرورت، در این مقاله به ۱۴ مهارت موردنیاز در فرآیند استخدام پرداخته شده است.

ترتیب ارائه مباحث در این مطلب:

مقدمه

1. گوش دادن فعال
2. ارتباط شفاف
3. استعداد در استفاده از فناوری
4. شبکه سازی و برقراری روابط
5. آگاهی فرهنگی
6. سواد تحلیل داده
7. مهارت‌های بازاریابی
8. مهارت‌های فروش
9. مهارت‌های مذاکره
10. مدیریت زمان
11. مهارت‌های سازمانی
12. مشارکت و همکاری
13. تاب‌آوری
14. انگیزه درونی

جمع بندی

مقدمه

کارشناسان جذب و استخدام طیف وسیعی از وظایف را بر عهده دارند؛ آن‌ها باید برای موقعیت‌های شغلی خالی، کارجویانی را جستجو، جذب و بررسی نمایند و از این حیث تمامی فرآیند استخدام را در سازمان برعهده دارند. وظایف این افراد شامل انتشار آگهی‌های استخدامی، ارزیابی رزومه‌ها، انجام ارزیابی‌های زمینه‌ای، مصاحبه با کارجویان و مشارکت با مدیران استخدامی برای گزینش فرد مناسب است.

کارشناسان ماهر فعال در این حوزه دارای ترکیبی از مهارت‌های نرم و سختی هستند که به ایشان کمک می‌کند تا بهترین کارجویان را در هر شغل استخدام نمایند. در ادامه به برخی از این مهارت‌ها که می‌بایست موردتوجه قرار گرفته و رشد یابند، اشاره می‌شود.

۱- گوش‌دادن فعال

گوش‌دادن یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که کارشناس جذب و استخدام باید در خود رشد دهد. وقتی از نزدیک به صحبت‌های مدیران گوش داده شود، الزامات یک نقش سازمانی و نحوه تناسب آن با کل سازمان بهتر مشخص می‌گردد. از سوی دیگر گوش دادن فعال، کارشناسان جذب و استخدام را قادر می‌سازد توانایی خود را در سنجش کارجویان بهبود بخشند و از میزان دانش، تجربه، نیازها و تردیدهای آنان بهتر آگاه شوند. بنابراین گوش دادن فعال به بهبود روابط میان استخدام کنندگان با مدیران و کارجویان منجر شده و موقعیت‌های شغلی بهتری را فراهم می‌کند.

برای توسعه مهارت گوش دادن فعال، می بایست ذهنی باز داشت که پذیرای ایده‌ها و بازخوردهای جدید باشد. توجه و تمرکز بر گفته‌های کارجویان و مدیران و رعایت زبان بدن از نکات مهمی هستند که می‌بایست رعایت شود. به‌بیان‌دیگرگفتن و خلاصه‌کردن صحبت مخاطبان کمک می‌‌کند که کارشناسان جذب و استخدام اطمینان یابند مفهوم را درست متوجه شده‌اند؛ سوال پرسیدن نیز به روشن‌شدن نقاط ابهام کمک می‌کند.

۲- ارتباط شفاف

بر مبنای یافته‌های سایت Lever نزدیک به ۸۰درصد از کارجویان اعلام کرده‌اند که از بررسی سایر موقعیت‎‌های شغلی مرتبط در سازمانی که اعلام وضعیت مناسبی نسبت به درخواست قبلی آن‌ها نداشته‌، منصرف شده‌اند. بنابراین برای ایجاد تجربه کارجویی بهتر، می‌بایست اعلام وضعیت مناسبی در مورد درخواست کارجویان انجام شود. استفاده از ایمیل، پیام کوتاه، تماس تلفنی برای اطمینان از زمان دریافت درخواست کار و برنامه‌ریزی مصاحبه کاری، به کارجویان کمک می‌کند از فرآیند استخدام خود آگاه باشند و بدانند درخواست آن‌ها پذیرش یا رد شده است.

از سوی دیگر ارتباط منظم با مدیران، در زمان یافتن فرد مناسب برای یک موقعیت شغلی، به شفاف شدن نیازها کمک می‌کند. بررسی نیاز بازار به آمادگی در خصوص اطلاعات مرتبط با صنعت، موقعیت شغلی، آماده کردن کاندیدها، ایجاد ضرورت‌ها و صلاحیت‌های احتمالی شغل موردنظر کمک می‌کند. 

۳- استعداد در استفاده از فناوری

از آن‌جایی که استفاده از فناوری به ابزاری کلیدی در فرآیند استخدام تبدیل شده است، برای استخدام‌کنندگان ضروری است که چگونگی استفاده از ابزارهای متفاوت استخدام را بدانند.

به صورت روزانه، استخدام‌کنندگان به ATS دسترسی دارند که کل فرآیند استخدام، از جمله آگهی‌ها و درخواست‌های شغلی را مدیریت می‌کند. آن‌ها می‌بایست آخرین پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی را بشناسند تا متقاضیان را منبع‌یابی و جذب کنند. بنابراین شناخت همه‌جانبه ابزارهای CRM استخدام، برای استفاده بهتر از این فناوری مهم است.

کارشناسان جذب و استخدام همچنین باید با فناوری‌های جدیدی که کارجویان مورداستفاده قرار می‌دهند و فناوری‌هایی که در زمینه استخدام استفاده می‌شوند، آشنا شوند و دانش خود را در این حیطه به‌روز نگه دارند. این به معنای داشتن ذهن پذیرای ارتقاء مداوم مهارت در زمینه فناوری است.

۴- شبکه‌سازی و برقراری ارتباط

شبکه‌سازی یکی از مهم‌ترین بخش‌های استخدام است که چیزی بیشتر از ردیابی کاندیدای احتمالی یک شغل برای مصاحبه و ملاقات است. از طرفی، برقراری ارتباط مؤثر با مدیران استخدامی نیز به همان اندازه حائز اهمیت است.

کارشناس جذب و استخدامی که مستقل یا شاغل در آژانس کاریابی باشد، می‌بایست با مشتریان خود ارتباطات مناسبی ایجاد کند. همکاری نزدیک با این مشتریان به شناخت نیازهای کارکنان فعلی و الزامات شغلی آینده برای توسعه فعالانه مسیر استعدادها کمک کرده و سبب اطمینان از جریان ثابت فرصت‌های کسب‌وکار می‌شود که تقویت این روابط از طریق یک کارشناس شغلی حرفه‌ای، قابل اعتماد، با دانش کافی و صمیمی امکان‌پذیر است.

فعالان این حوزه با تحقیق در خصوص یک صنعت و جنبه‌های روزانه موقعیت شغلی که در فرآیند استخدام آن قرار دارند، دانش خود را ارتقاء بخشیده و قادرند اعتماد کاندیدهای این موقعیت شغلی را جلب نمایند.

۵- آگاهی فرهنگی

گزینش کارجویان متنوع در فرآیند استخدام نیازمند افزایش آگاهی فرهنگی است. داشتن نیروی کار متنوع، خلاقیت و نوآوری را در سازمان بهبود بخشیده و موجب سودآوری می‌گردد. بنابراین لازم است کارشناسان جذب و استخدام ارزش‌ها، عقاید و تفاوت‌های افرادی از زمینه‌های فرهنگی مختلف را ارج نهند و چالش‌های افرادی از قومیت‌های مختلف، اقلیت‌های مذهبی و سنتی، افراد دارای معلولیت، مهاجرین و افرادی که به عنوان نیروی سرباز در محیطی کار می‌کنند را بشناسند.

شرکت در رویدادهای اجتماعی برگزار شده توسط افرادی از زمینه‌های فرهنگی متفاوت، آشنا‌شدن با سنت‌ها و رسوم مختلف، یادگیری اصول اساسی در تنوع استخدامی و آگاهی نسبت به سوگیری‌های شخصی، راهکارهایی هستند که به انطباق سبک‌های تعاملی فعالان حوزه جذب و استخدام و آگاهی فرهنگی آن‌ها کمک می‌کند.

۶- سواد تحلیل داده

یکی از مؤلفه‌های کلیدی برای یک کارشناس ماهر، توانایی اندازه‌گیری موفقیت‌هایش است و این امر تنها از طریق فهم و تحلیل داده‌ها،  فراهم می‌شود.

امروزه بیشتر از هر وقت دیگر، استخدام بر مبنای داده ضرورت دارد؛ در ادامه برخی از مزایای این کار ذکر می‌گردد:

• ساده‌سازی فرآیند استخدام برای یافتن گره‌ها و گلوگاه‌های فرآیند استخدامی و رفع آن‌ها؛
• کاهش هزینه‌های استخدام از طریق شناسایی بهترین بسترهای استخدامی برای دسترسی به کارجویان واجد شرایط؛
• حذف سوگیری‌ها و استخدام بر اساس شایستگی‌ها و مهارت‌ها؛
• بهبود کیفیت استخدام از طریق جمع‌آوری داده کارکنان، مانند: بهترین نیروها، نرخ جابه‌جایی نیروها، سطوح بهره‌وری، مقایسه داده‌های حاصل از منابع استخدامی مختلف و شناسایی بهترین مسیرهای دسترسی به کارجویان مناسب؛
• دریافت تایید مدیران برای دریافت بودجه و منابع اضافی مورد نیاز بر اساس ارقام و داده‌ها؛

یادگیری تحلیل داده‌ها، اصول آماری، جمع‌آوری داده، گزارش‌دهی، راهبری فناوری اساسی از طریق نرم‌افزار و ابزارها، راهکارهایی برای تقویت سواد داده هستند.

۷- مهارت‌های بازاریابی

در بازار کارجو-محور امروز، جستجو برای کاندیدهایی با کیفیت بالا، کار دشواری است. بنابراین کارشناسان جذب و استخدام باید در استفاده از استراتژی‌های بازاریابی استخدامی جدید برای جذب استعدادهای برتر، مهارت داشته باشند. استراتژی‌های مانند:

• توسعه پرسنای کاندید: تعریف مناسب از پرسنای کاندید موردنظر، به جذب کارجویانی با مهارت و فرهنگ متناسب با سازمان کمک می‌کند و این امر نرخ جابجایی کارکنان را کاهش می‌دهد.
• توسعه برند کارفرمایی: برند کارفرمایی مستقیماً بر استخدام و خوشنامی کلی سازمان در بازار اثرگذار است. امکاناتی که سازمان فراهم می‌کند، تأثیر بسیاری بر تصمیم کاندیدها در ارسال درخواست کار به یک سازمان دارد. بنابراین ایجاد یک تجربه خوب برای کارکنان، به زودی به گوش سایر کارجویان می‌رسد و موجب افزایش درخواست کار را در طول زمان و حفظ منابع و سرمایه سازمان می‌شود.
• انتشار آگهی‌های تجاری: استفاده از کلمات مناسب سبب می‌شود افراد علاقه‌مند به کار در یک سازمان شوند. کارشناسان جذب و استخدام می‌بایست در پیام‌ها، خبرنامه‌ها و متن ایمیل‌ها از عبارات انتقال دهنده این پیام استفاده کنند که سازمان آن‌ها مکان خوبی برای کار کردن است و بهترین فرصت‌های شغلی را ارائه می‌دهد.
• بازاریابی از طریق رسانه‌های اجتماعی: بر مبنای پژوهش‌های انجام شده، ۵۹% از سازمان‌هایی که کاندیدهای مناسبی استخدام می‌کنند از طریق رسانه‌های اجتماعی به کارجویان دسترسی یافته‌اند. برای ایجاد تمایز در فضای لینکدین، فیس‌بوک و توئیتر، آگهی استخدامی باید سفارشی شده باشد، زیرا در این‌صورت دسترسی بیشتری برای کارجویان فراهم می‌گردد. به‌عنوان مثال، اگر در این پیام‌ها ضمن به اشتراک گذاشتن آگهی شغلی، برخی از اخبار و دیدگاه‌های کارمندان سازمان نیز منتشر شود، کارجویان دیدی کلی نسبت به کار کردن برای سازمان پیدا کرده و متقاضیانِ علاقه‌مند سریع‌تر شناخته می‌شوند.

۸- مهارت‌های فروش

به گفته باربارا برونو -مربی فروش و استخدام- فرآیند استخدام یک نوع فروش است، زیرا فعالان جذب و استخدام یک کاندید شغلی را به سازمان، فرصت‌های شغلی و مدیر استخدام می‌فروشد و بعد از فرآیند مصاحبه شغلی، کارشناس استخدام این‌بار مزایای یک پیشنهاد بالقوه را هم به کارفرما و هم به کارجو می‌فروشد.

کارشناسان جذب و استخدام برای گسترش مهارت‌های فروش خود لازم است تماس‌های اولیه و تکنیک‌های برقراری ارتباط اولیه در فضای لینکدین را بهبود ببخشند. شناسایی ارزش پیشنهادی کارمند، یادگیری برخی تکنیک‌های فروش مانند فروش راه حل یا فروش مشاوره‌ای و استفاده درست از آ‌ن‌ها در فرآیند استخدام نیز به بهبود این مهارت کمک می‌کند.

۹- مهارت‌های مذاکره

مذاکره نقشی اساسی در تمامی کسب و کارهای تجاری و حتی در فرآیند استخدام دارد. زمانی که پیشنهاد شغلی به کارجو ارائه می‌گردد این پیشنهاد در تقابل با سایر پیشنهادهای ارائه شده به کارجو قرار می‌گیرد. در این‌جا استخدام‌کنندگان می‌بایست مذاکره‌ای بین کاندید و سازمان برقرار کنند که مورد قبول و رضایت طرفین قرار گیرد.

اگر سازمان شرایط مورد انتظار کاندید را نداشته باشد، کارشناس استخدام می‌بایست از طریق مذاکره گزینه‌های جایگزینی را پیشنهاد دهد که کاندید را متقاعد کند از میان فرصت‌های شغلی خود، این سازمان را برای کار انتخاب نماید. مذاکره با مدیران برای تهیه یک بسته پاداشِ رقابتیِ سفارشی شده کمک می‌کند تا شانس انتخاب سازمان از سوی کاندیدها افزایش یابد.

۱۰- مدیریت زمان

در یک روز عادی، کارشناسان جذب و استخدام وظایفی مانند بررسی رزومه‌ها و درخواست‌ها، بررسی پیشنه‌ها و ایجاد پیشنهادهای شغلی را انجام می‌دهند و مهم‌تر از همه، درخواست نیرو برای مشاغل گوناگون را از سوی مدیران دریافت می‌کنند.

برای اینکه تاریخ سررسید استخدام‌ها دیر نشود، کارشناسان استخدام می‌بایست دارای مهارت مدیریت زمان باشند. استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط و ایجاد جدول زمانی برای دنبال کردن اقدامات، راهکاری مؤثر در این مسیر است. سازمان‌دهی مؤثر زمان برای مدیریت تمام وظایف، هم‌زمان با برقراری ارتباط سریع با ذی‌نفعان، بسیار مهم است.

۱۱- مهارت‌های سازمانی

کارشناسان جذب و استخدام لازم است میان فرصت‌های باز شغلی، اولویت تعیین کنند تا موقعیت‌هایی که می‌بایست سریع‌تر پر شوند مشخص گردد؛ این کار برای دستیابی سازمان به اهداف کاری ضروری است. تأخیر در پاسخ یا نظارت بر وظایف می‌تواند منجر به از دست‌دادن کاندیدهای مشاغل شود. مهارت‌های سازمانی، فعالان این حوزه را قادر می‌سازند فرآیند استخدام را پیگیری کرده و به اهداف استخدام دست یابند.

۱۲- مشارکت و همکاری

کارشناسانی که از نزدیک با مدیران استخدام و اعضای تیم کار می‌کنند، بهترین تصمیم‌ها را می‌گیرند. مشارکت بیشتر با افراد، امکان بالاتری برای دستیابی به تصویری کامل از متقاضیان، مسیر استعدادها، روند کلی استخدام و نحوه تأثیر آن بر اهداف و تصمیمات کسب‌وکار فراهم می‌کند.

انجام استخدام مشارکتی، شانس سازمان برای به خدمت‌گیری کاندیدهایی که با فرهنگ سازمان هماهنگ‌ترند را افزایش، فرآیند استخدامی را شفاف‌تر، سوگیری‌های ناهوشیار در زمان استخدام را حذف و زمان لازم برای پر کردن یک موقعیت شغلی را کاهش می‌دهد. این مشارکت سبب افزایش درک مدیران استخدامی از بازار کاریابی می‌شود.

استفاده از ATSها به همه این امکان را می‌دهد که اطلاعات کاندید را مشاهده و از جایگاه فرد در روند استخدام آگاه شوند. برنامه‌ریزی برای استخدام کارمندان معرفی شده توسط اعضای سازمان، ضمن کاهش زمان فرآیند استخدام نیرو، کیفیت استخدام را نیز افزایش می‌دهد و مشارکت پرسنل را تقویت می‌کند.

۱۳- تاب‌آوری

استخدام افراد کار ساده‌ای نیست. چالش‌های بسیاری مانند جذب استعدادهای درست، پر کردن سریع موقعیت‌های شغلی باز، کوتاه‌کردن روند طولانی استخدام در این کار وجود دارد که کارشناسان جذب و استخدام در زمان مواجهه با آن‌ها باید صبور و منعطف باشند. آن‌ها باید با موقعیت‌های مختلفی سازگار شوند و انتظارات کاندیدها و مدیران استخدام را مدیریت کنند.

هرچقدر هم فرآیند استخدام بهینه و کارآمد باشد، گاهی ممکن است موقعیت شغلی بسته نشود. برای مثال ممکن است کاندید منتخب پیشنهاد سازمان دیگری را بپذیرد یا مدیر استخدامی به دلیل تغییر در اهداف کاری سازمان، فرآیند استخدام را لغو نماید. بنابراین لازم است استخدام‌کنندگان تاب‌آوری خود را توسعه دهند تا بر این موانع غلبه کرده و برای چالش‌های آینده در روند استخدام آماده شوند.

۱۴- انگیزه درونی

استخدام، صنعتی بسیار رقابتی است. در عرصه کارجو-محور فعلی، پیگیری کردن استعدادهای ارزشمند امری حیاتی است و از آن‌جا که این یک شغل، فروش نیز به حساب می‌آید، کارشناس جذب و استخدام می‌بایست جاه‌طلب باشد تا هر ماه اهداف تعیین شده را به دست آورد.

جمع‌بندی

تبدیل شدن به یک کارشناس جذب و استخدام موفق کار ساده‌ای نیست و نیازمند یادگیری و بهبود دائمی مهارت‌هاست؛ این مهارت‌ها در دو دسته مهارت‌های فنی مانند کارکردن با نرم‌افزارهای استخدامی جدید و مهارت‌های نرم نظیر گوش‌دادن فعال قرار دارند. در کنار این مهارت‌ها استفاده از فناوری و ابزارهای جدید در فرآیند استخدام نظیر رسانه‌های اجتماعی و ATSها فرآیند جذب و استخدام را تسهیل می‌نماید. 

در انتها توجه به این نکته ضروری است که تجربه عدم پذیرش پیشنهادهای شغلی از سوی کاندیدها یا ردشدن فرصت‌های کاری از سمت کارفرمایان و مدیران استخدامی، امری طبیعی و خارج از کنترل فعالان این حوزه است. نکته مهم این است که آن‌ها از این تجارب بیاموزند و در تکمیل وظایف و دستیابی به اهداف شغلی خود از آن استفاده نمایند. در یک جمع‌بندی کلی یک کارشناس ماهر برای بهبود عملکرد خود می‌بایست اهداف رشد حرفه‌ای خود را مشخص نموده و بداند که چه مهارت‌هایی را در خود تقویت کرده و بعد در راستای ارتقاء این مهارت‌ها اقدام نماید.