در این مطلب به صورت خلاصه به ارائه توضیحاتی در خصوص شرح شغل و اهدافی که دنبال می کند می پردازیم. در نهایت، فرآیند تنظیم و طراحی شرح شغل را قدم به قدم مرور می کنیم.

ترتیب ارائه مباحث در این مطلب:

• شرح شغل شایستگی محور چیست؟
• مدل شایستگی چه مواردی را شامل می شود؟
  • شایستگی های عمومی/سازمانی
  • شایستگی های اختصاصی/فردی
  • یک شرح شغل همچنین شامل این موارد خاص هم می شود.
• قالب استاندارد شرح شغل
• چطور شروع کنیم؟
• جمع بندی

شرح شغل شایستگی محور چیست؟

شرح شغل یک متن رسمی حاوی اطلاعات اساسی در مورد مأموریت ها، شایستگی ها و صلاحیت های لازم برای یک شغل است. این سند برای فرآیند جذب، بررسی و مصاحبه متقاضیان استخدام بسیار حیاتی است. همچنین، به کارکنان کمک می کند به فهم بهتری از آنچه که از آنها انتظار می رود در آن شغل انجام دهند، برسند. شرح شغل چندین هدف را دنبال می کند:

• اطلاعات اولیه ای را در خصوص اهداف شغل و همچنین تعیین سطح پرداخت، عملکرد، و/یا عنوان شغل فراهم می کند.
• به فرآیند جذب و استخدام و بررسی و مصاحبه کمک می کند.
• اساسی ترین وظایف شغل را با محوریت شایستگی ها توصیف می کند.
• و توضیحی در خصوص وظایف و مسئولیت های اولیه شغل که انتظار می رود فرد شاغل آنها را انجام دهد، در اختیار او قرار می دهد.

شایستگی ها در حقیقت دانش، مهارت ها، توانمندی ها، ویژگی های شخصیتی و سایر فاکتورهای مرتبط با شغل هستند که کمک می کنند بتوان تحت شرایط مشخص، عملکرد برتر را از عملکرد متوسط متمایز کرد. شایستگی ها مورد شناسایی قرار می گیرند تا به صورت شفاف، مأموریت شغل را تعریف کنند.

مدل شایستگی چه مواردی را شامل می شود؟

۳ نوع شایستگی می توانند در یک شرح شغل وجود داشته باشند، شامل مهارت ها، دانش، و ویژگی های رفتاری ضروری برای انجام وظایف شغل.

• مهارت ها:

توانایی های مورد نیاز برای اجرای وظایف شغل، مانند تخصص نرم افزار کامپیوتر، مهارت های بین فردی، مهارت های حسابداری، یا تکنیک های خاص آزمایشگاهی.

• دانش:

حوزه تخصص یا تجربه شغلی؛ به عنوان مثال، پرستاری، امور مالی، قانون کار، یا دانش تاریخی.

• رفتار:

ویژگی هایی که کارکنان می بایست در یک شغل داشته باشند؛ به عنوان مثال، شروع کنندگی، اهل همکاری بودن، تدبیر و استفاده از منابع، یا تخصص گرایی.

دانش، مهارت و ویژگی های رفتاری مورد نیاز برای موفقیت در یک شغل می توانند به دو دسته کلی شایستگی ها تقسیم شوند: «عمومی/سازمانی» یا «اختصاصی/فردی». یک شرح شغل خوب هر دو دسته را شامل می شود.

شایستگی های عمومی/سازمانی

این شایستگی ها می بایست در همه افراد حاضر در یک سازمان مشخص، وجود داشته باشند. مثال هایی را در ادامه مطالعه می کنید:

کیفیت/سازگاری: دستیابی به یک استاندارد برای تعالی در فرآیندها و خروجی های کار، احترام گذاشتن به سیاست ها و الزامات سازمان.

مشتری مداری: تلاش در جهت افزایش رضایت مشتری، خارج شدن از روال های همیشگی برای کمک و خدمت به دیگران، ساده کردن کار برای مشتری تا حد ممکن و اولویت قرار دادن راحتی او نسبت به راحتی سازمان.

ارتباطات: ایجاد تعادل بین صحبت کردن و گوش دادن، شفاف و دقیق صحبت کردن و نوشتن، دیگران را تحت تأثیر قرار دادن، آگاهی بخشی به دیگران.

اهل همکاری بودن: کمک کننده بودن، احترام گذاشتن، در دسترس و تیم محور بودن، ساختن روابط قوی کاری و ایجاد یک محیط کاری مثبت.

شروع کنندگی: کار را به دست گرفتن، انجام کار بدون اینکه از او خواسته شود، دنبال کردن کار و به نتیجه رساندن.

بهره وری: برنامه ریزی از پیش، مدیریت زمان مناسب، وقت شناسی، توجه به هزینه ها، فکر کردن به روش های بهتر برای انجام کارها.

قابلیت کوچ شدن: احترام گذاشتن به بازخوردها، تمایل و علاقه به یادگیری، تعهّد به پیشرفت پیوسته.

مدیریت افراد (برای آنهایی که سرپرستی یک تیم را بر عهده دارند): ارائه روشن اهداف و انتظارات از تیم، مرور کردن فرآیند و میزان پیشرفت، فراهم کردن بازخورد و راهنمایی، روی افراد حساب کردن و به آنها اعتماد کردن.

شایستگی های اختصاصی/فردی

این شایستگی ها مختص مشاغل تخصصی در سازمان هستند؛ مثلا شایستگی های مرتبط با مشاغل کامپیوتری و دارای ددلاین، و یا شایستگی های مرتبط با مشاغل حوزه برنامه ریزی استراتژیک و نتیجه محور. شما هم می بایست برای مشاغلی که سوپروایز می کنید، شایستگی های مشخص مرتبط با آنها را شناسایی و تعریف کنید.

یک شرح شغل همچنین شامل این موارد خاص هم می شود:

مسئولیت ها و وظایف فرد شاغل.

روابط درون سازمانی فرد (با مدیران و کارکنان و همکاران – سطوح بالاتر و پایین تر و همتایان).

تحصیلات، گواهینامه ها، یا سایر صلاحیت های پایه که برای آن شغل الزامی هستند.

مهارت های ویژه ضروری برای اجرای وظایف شغل

و تجربه شغلی مورد نیاز برای عملکرد مناسب.

قالب استاندارد شرح شغل

برخی سازمان ها از یک قالب استاندارد برای تنظیم شرح شغل استفاده می کنند. بخش های مختلف یک شرح شغل می توانند شامل این موارد باشند:

• اطلاعات شغل: شامل عنوان رسمی شغل، عنوان شغل در واحد سازمانی، عنوان واحد سازمانی، عنوان شغلی فردی که به او گزارش می دهد، و عناوین مشاغلی که تحت سرپرستی اش قرار دارد (در صورت امکان)
• چشم انداز: فراهم آوردن اطلاعاتی در خصوص شرایط مالی، مدیریتی، و مسئولیت های شغل.
• خلاصه شغل: شامل یک یا دو جمله خلاصه در مورد هدف اصلی شغل.
• مسئولیت های اصلی: تهیه لیستی از وظایف و مسئولیت های اولیه ای که از فرد شاغل انتظار می رود انجام دهد، به علاوه نتایجی که انتظار می رود به دست آیند.
• حداقل صلاحیت ها: شامل لیستی از تجارب، تحصیلات و گواهینامه ها
• حداقل شایستگی ها
• صلاحیت های مورد ترجیح
• شایستگی های مورد ترجیح

چطور شروع کنیم؟

ساده ترین راه برای شروع تنظیم شرح شغل این است که وظایف اولیه ای که یک فرد شاغل در آن جایگاه مشخص دارد را آیتم بندی کنیم تا به سوالِ «از این شغل چه انتظارات و خواسته هایی داریم؟» با جملات کوتاه و حقیقی پاسخ دهیم. این آیتم ها بعداً تبدیل به لیستی می شوند که بخش توصیف مسئولیت های اصلی را تشکیل خواهند داد. هنگام آیتم بندی، هر وظیفه می بایست با یک فعل عملی مشخص توضیح داده شود. به عنوان مثال، اگر یک وظیفه را اینطور توصیف کنیم: «کار با لوازم و ابزارهای مربوط به مارکتینگ»، این توصیف به شدت مبهم و در نتیجه بی ارزش است. یک جمله مانند «اصلاح مطالب ثبت شده توسط اساتید و کارکنان به عنوان جزوات، روزنامه ها و بروشورهای مربوط به حوزه مارکتینگ، استفاده از نسخه دسکتاپ نرم افزار ادیت برای طراحی و اضافه کردن فایل های گرافیکی مناسب»، داستان کامل تر و شفاف تری را در مورد آنچه در این شغل از فرد انتظار می رود، ارائه می کند. چنین داستانی همچنین مهارت ها و صلاحیت های ضروری برای شغل را که بعدتر باید آیتم بندی کنیم، شناسایی می کند. همچنین، شناسایی خروجی های نهایی که با تکمیل تسک های شغل به دست خواهند آمد، نیز حائز اهمیت است. به عنوان مثال، توصیفی مانند «اصلاح مطالب ثبت شده توسط اساتید و کارکنان به عنوان جزوات، روزنامه ها و بروشورهای … در راستای کسب اطمینان از دقت و تناسب مطالب» اطلاعاتی را در خصوص وظایفی که باید انجام شوند، به همراه نتایج نهایی که می بایست به دست آیند، ارائه می کند.

اگر شغل مورد نظر، مسئولیت های رهبری و سرپرستی داشته باشد، می بایست توضیحاتی هم در خصوص اختیارات فرد برای استخدام، انضباط، و دستور اخراج کارکنان، کار اختصاص دادن، آموزش و ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه شود. همچنین، باید درصدی از زمان که باید به هر یک از مسئولیت ها اختصاص داده شود نیز مشخص شود.

به عنوان آخرین وظیفه باید عبارت «سایر وظایف محوّله» را در پایان لیست قرار دهیم. این کار باعث می شود سند تنظیم شده توصیف کامل تری از شغل باشد و به شکلی تجویزی تفسیر نشود. این شدنی نیست که تک تک وظایف را دقیق تعریف کنیم، و بالطبع هنگام تعیین وظیفه برای فرد برخی مواقع ممکن است لازم باشد تغییراتی در وظیفه ایجاد شود. با احتساب این عبارت، نیاز به اصلاح توصیف شغل در زمان های لازم را پوشش می دهیم و راه را برای تغییرات باز می گذاریم.

علامتی مانند «*» می تواند برای مشخص کردن مأموریت های اساسی شغل استفاده شود. برای تعیین موارد ستاره دار، به این فکر کنید که آیا این مسئولیت قابلیت انتقال به فرد دیگری در سازمان را دارد یا خیر. اگر نمی تواند به فرد دیگری منتقل شود، پس اساسی است و در کنارش ستاره قرار می گیرد. مأموریت هایی که نیازمند یک مهارت ویژه هستند و با شغل یکپارچه شده اند به احتمال زیاد اساسی محسوب می شوند.

بعد از تعیین و یادداشت مسئولیت های اصلی شغل، می توانیم به سراغ سوالاتی درخصوص چشم انداز شغل برویم. این سوالات، به توصیف سطح مسئولیتی که شغل در ۳ حوزه کلی دارد، کمک می کند: سرپرستی (سوپرویژن)، امور مالی و بودجه، و تعاملات بین کارکنان و مشتریان. اگر شغل در یکی از این سه حوزه مسئولیت هایی داشته باشد، مهم است که دوباره به بخش مسئولیت های اصلی سر بزنیم و اطمینان پیدا کنیم که جزئیات دقیقی در مورد چشم انداز شغل در آن حوزه فراهم شده باشد.

حداقل صلاحیت ها را از لیست نیازمندی های مربوط به اجرای مسئولیت ها و وظایف استخراج می کنیم. این مهم است که هر مدرک تحصیلی، گواهینامه، و تعداد سالهای تجربه کاری که برای اجرای شغل ضروری است را لیست کنیم.

حداقل شایستگی ها مانند دانش، مهارت، و رفتار که با استفاده از شناسایی مهارت های لازم برای موفقیت در شغل استخراج می شوند.

صلاحیت های مورد ترجیح از لیست موارد مورد ترجیح برای اجرای وظایف و مسئولیت های شغل استخراج می شوند. این موارد ضروری نیستند، اما می توانند توانایی یک متقاضی استخدام را در اجرای شغل بالا ببرند.

شایستگی های مورد ترجیح مانند دانش، مهارت، و رفتارها و توانمندی هایی که عملکرد فرد در شغل را می توانند ارتقا بخشند.

در این مقطع، خلاصه شغل می تواند نوشته شود. این خلاصه، تکرار دوبارۀ وظایف، مسئولیت ها، و صلاحیت های لازم برای شغل نیست. بلکه یک خلاصه بسیار کوتاه است که به خواننده می گوید چرا این شغل وجود دارد. در حقیقت، راه ساده برای نوشتن خلاصه شغل، این است که خیلی ساده به این پرسش پاسخ دهیم: «چرا این شغل وجود دارد؟» به عنوان مثال: این شغل مربوط می شود به فعالیت های حوزه ادیت و طراحی گرافیکی برای دامنه وسیعی از موارد مانند بروشور، روزنامه، پوستر، و سایر موارد مربوط به حوزه مارکتینگ که مخاطب هدف آنها مشتریان و کارکنان هستند». این جمله هدف اصلی شغل را بدون ورود به جزئیات و اشاره به صلاحیت ها و وظایف خاص، به طور خلاصه مطرح می کند.

در نهایت، با وجود اینکه از قبل در مورد واحدی از سازمان که این شغل زیرمجموعۀ آن قرار می گیرد تصمیم گیری شده، الان که آن را دقیق تر توصیف کردیم می تواند زمان مناسبی باشد که این تصمیم از پیش گرفته شده مورد بازبینی قرار گیرد. همچنین الان زمان مناسبی است که روابط این فرد با سایر جایگاه های شغلی (کارکنانش) نیز مورد بازبینی قرار گیرد و چک شود که آیا این روابط منطقی و بهینه هستند یا خیر.

در این مقطع، اطلاعات مربوط به شغل کامل می شود. یک عنوان شغلی پیشنهاد می شود، یک مشاور منابع انسانی و در صورت نیاز، واحد جبران خدمات منابع انسانی میزان تناسب این عنوان را مورد بررسی قرار می دهند. بهتر است تا حد امکان از عناوین عمومی موجود استفاده شود تا در فرآیند رتبه بندی شغلی، سایر مقایسه ها در سازمان، و نظرسنجی های مربوط به دستمزد خارجی ثبات و تعادل وجود داشته باشد. اگر یک عنوان عمومی مورد استفاده قرار گیرد، خود واحد یا دپارتمان می تواند در صورت تمایل، از یک عنوان خاص تر به صورت داخلی استفاده کند.

جمع بندی

در این مطلب سعی کردیم به صورتی خلاصه در خصوص شرح شغل صحبت کنیم. از اهمیت بالای تنظیم شرح شغل در فرآیند استخدام، جبران خدمات، شفاف سازی نوع خدمت برای متقاضی استخدام و … گفتیم. خیلی از سازمان هایی که برای مشاغل خود، شناسنامه شغلی یا شرح شغل تهیه و تنظیم کرده اند، عملاً مدل شایستگی آن شغل را نیز طراحی کرده اند. در شرح شغل، شایستگی های عمومی/سازمانی و اختصاصی/فردی در ۳ گروه دانش، مهارت، و ویژگی های رفتاری و شخصیتی ذکر می شوند.

اگر هنوز برای مشاغل سازمان خود شرح شغل تهیه نکرده اید، این مطلب می تواند راهنمای خوبی در راستای شروع فرآیند تنظیم شرح شغل باشد.

اگر برای مشاغل سازمان، شرح شغل دارید، می توانید به سادگی مدل شایستگی آن جایگاه شغلی را روی پنل ارزیابی منابع انسانی اندازه طراحی کنید و ارزیابی های پیش از استخدام در این جایگاه شغلی را با استفاده از پلتفرم اندازه انجام دهید. خروجی این ارزیابی ها، کارنامه ایست که درصد تناسب متقاضی استخدام را با این جایگاه شغلی به طور دقیق و با جزئیات گزارش می کند.

ورود به پنل ارزیابی منابع انسانی اندازه

دانلود نمونه کارنامه تناسب شغلی