در این مقاله، به ارائه توضیحاتی درخصوص اهمیت استفاده از تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) در مدیریت منابع انسانی و ۳ حوزه اصلی که در آنها می توان تحولات اساسی ایجاد کرد، می پردازیم.

ترتیب ارائه مباحث در این مطلب:

• مقدمه
• منظور از تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) چیست؟
• اولین حوزه استفاده از تجزیه و تحلیل افراد: تحول در فرآیندها
• دومین حوزه استفاده از تجزیه و تحلیل افراد: تحول فرهنگی
• سومین حوزه استفاده از تجزیه و تحلیل افراد: تحول استراتژیک
• جمع بندی

مقدمه

این روزها هر کسب و کاری با مفهوم تحوّل و دگرگونی دست و پنجه نرم می کند. مدیران کسب و کارها در تلاشند تا پا به پای تحوّلات دیجیتال حرکت کنند و حتی خود شرکت های حوزه دیجیتال که مسبب این اوضاع هستند هم می دانند که نیاز به تحوّل دارند. مثل شرکت اوبر: فقط در هشت سالگی، مدل کسب و کار تاکسی ها را کنار گذاشته و اکنون در تلاش است از یک پلتفرم نرم افزاری به یک آزمایشگاه روباتیک تبدیل شود تا اتومبیل های خودران تولید کند.

و در حالی که تعداد دلایلی که زیر چتر «تحوّل و دگرگونی» قرار می گیرند و لزوم آن را توجیه می کنند، به شکل عجیبی زیاد است، این وسعت به خودی خود، یکی از ویژگی های تعریف کنندۀ «تحوّل» است و آن را از «تغییر» متمایز می کند. یک دگرگونی در حقیقت مجموعه ای است از تعداد زیادی شروع کنندۀ تغییر، که همگی در کنار هم یک برنامه یکپارچه را تشکیل می دهند.

و بنابراین، تحوّل و دگرگونی، سیستمی شامل سیستم هاست که همگی از پیچیده ترین سیستمِ ممکن – یعنی افراد – تشکیل شده اند. به همین دلیل، تحوّل سازمانی به شکل منحصر به فردی با تحلیل، پیش بینی، و رویکرد پژوهشی تجربی به حوزه تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) مرتبط است.

منظور از تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) چیست؟

تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) به استفاده از داده های مربوط به رفتار، روابط و ویژگی های انسان در تصمیم گیری های کسب و کار و سازمان گفته می شود که جایگزین مناسبی است برای تصمیم گیری های شخصی، سلسله مراتبی و تصمیماتی که صرفاً درجهت جلوگیری از ریسک گرفته می شوند. تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) کمک می کند تا مدیران بتوانند تصمیماتی با کیفیت بالاتر و بر پایه تحلیل داده، پیش بینی و پژوهش تجربی اتخاذ کنند. در پژوهشی روی ۵۰۰ سازمان که از بخش تحلیل فضای کار مایکروسافت استفاده می کرده اند، مشاهده شده که سازمان ها از تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) به سه شکل کلی استفاده می کنند تا مسیر تحولی خود را بهتر درک کنند و در آن حرکت کنند.

اولین حوزه استفاده از تجزیه و تحلیل افراد: تحول در فرآیندها

در موارد تحولات فرآیندی که عموماً با دیجیتالی شدن اتفاق می افتند، مثال هایی از استفاده از تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) برای اندازه گیری فعالیت ها و یافتن تجارب نهفته را مشاهده می کنیم. به این مثال توجه کنید: یک تیم تجزیه و تحلیل افراد در یک هولدینگ جهانیِ محصولات مصرفی مسئول شدند تا به بهینه کردن فرآیندهای مالی که به صورت ماهانه در نمایندگی های مستقر در کشورهای مختلف اجرا می شدند، کمک کنند. شدت تنوع در قوانین حسابداری هر یک از این نمایندگی ها باعث شده بود که یک فرآیند واحد و استاندارد در همه شرکت ها اجرا نشود. و همچنین، از طرف دیگر پخش بودن این نمایندگی ها از نظر جغرافیایی، کار جمع آوری اطلاعات به صورت نرمال (به صورت شفاهی) را برای گروه تجزیه و تحلیل سخت کرده بود.

بنابراین، به جای شروع مکالمات اکتشافی، این تیم شروع به استفاده از تجزیه و تحلیل افراد (People Analytics) کرد تا یک خط پایه از مدت زمانی که در هر کشور برای این فرآیند صرف می شود داشته باشد و شبکه هایی از افراد که در آن درگیر هستند را ثبت کند. آنها متوجه شدند که یک کشور به میزان ۱۶ درصد بهینه تر از میانگین همه کشورها عمل می کند: آنها نتایج مشابهی را با ۷۱ نفرساعت کمتر در ماه، کسب می کنند و تعداد افراد درگیر در فرآیند در این شرکت ۴۰ نفر کمتر بود. تیم تجزیه و تحلیل افراد و همچنین خود آن تیم مالی از این نتایج شگفت زده شدند. آنها هیچ وقت دلیلی نمی دیدند که خود را با شرکت های مستقر در سایر کشورها مقایسه کنند و اصلا نمی دانستند که اینقدر قوی عمل می کنند. دفتر مرکزی مدیریت تحولات، رهبران این تیم مالی را فراخواند و از آنها خواست که مسئولیت پیشبرد و ارتقای فرآیندها را برای سایر نمایندگی ها در کشورهای دیگر بر عهده گیرند.

اگر هولدینگ یک رویکرد بالا به پایین نسبت به تحول سازمانی داشت، به احتمال زیاد اصلا این نقاط روشن و راه حل خلاقانه را کشف نمی کرد. نکته مهم تر این است که طی این فرآیند، افرادی مورد شناسایی و مورد توجه قرار گرفتند که از سطوح پایین سازمانی بودند و بی سر و صدا داشتند به روشی بهینه کارشان را انجام می دادند.

دومین حوزه استفاده از تجزیه و تحلیل افراد: تحول فرهنگی

در موارد مربوط به تحول فرهنگی پایین به بالا، این که کارها چگونه انجام می شوند به اندازۀ اینکه چه کاری انجام شده، مهم است. حلقه های بازخورد و سایر روش های داده محور، روش های ایده آلی هستند که به کمک آنها، تجزیه و تحلیل افراد می تواند به ایجاد تحولات فرهنگی کمک کند. برخی اطلاعات می توانند یک مکالمه کسالت بار که در آن فقط الکی سر تکان می دهیم را تبدیل به یک مکالمه جذاب و کنجکاوی برانگیز کنند. به عنوان مثال: یک تیم تجزیه و تحلیل افراد در یک شرکت مهندسی در تلاش بود به مدیرانش در جهت توسعه کمک کند. مدیران عموماً یک فرهنگ «یا شنا کن یا غرق شو» را در سازمان جا می انداختند که هیچ تناسبی با اهداف سازمان در جهت دستیابی به یک محیط کار پذیرا و در معنای حقیقی کلمه، انسانی نداشت. تحلیل داده ها نشان داد که تیم هایی که مدیرشان هفته ای ۱۶ دقیقه با سرپرست مستقیم جلسه حضوری یک به یک میگذاشته، ۳۰ درصد تعهّد و دلبستگی بیشتری از خود نشان داده اند نسبت به تیم هایی که مدیرشان تنها ۹ دقیقه از وقتش را هر هفته به این کار اختصاص می داده است. هنگامی که این داستان داده محور را مورد توجه قرار دادند، یک اتفاق کاملا پیش پا افتاده به ناگهان تبدیل به یک داده ارزشمند شد که توجه همه مدیران را به خود جلب کرد. به همین دلیل است که می گوییم داده محوری یک روش ساده و کم زحمت برای ایجاد اعتماد بین مدیران و سهام داران است و علم رفتار را وارد تحوّلات فرهنگی می کند.

سومین حوزه استفاده از تجزیه و تحلیل افراد: تحول استراتژیک

نیاز به تحولات استراتژیک بالا به پایین معمولاً به وسیله فاکتورهای برون سازمانیِ بازار و فناوری ایجاد می شود اما برای اجرای این تحوّلات، استفاده از تجزیه و تحلیل افراد یک ضرورت است. یک تیم تجزیه و تحلیل افراد می تواند به عنوان یک پنل ابزار در راستای دنبال کردن منابع، مرزها، ظرفیت ها، استفاده از زمان، شبکه ها، مهارت ها، عملکرد، و چارچوب های ذهنی عمل کند و به تعیین نقاط قابل تغییر و اندازه گیری و تخمین اینکه چه اتفاقی خواهد افتاد، کمک کند.

به این مثال توجه کنید: یک تیم تجزیه و تحلیل افراد در یک شرکت خدمات مالی مشغول کمک به مدیر عامل در راستای مدیریت توسعه بودند. مدیر نیز در حال ایجاد یک فرهنگ جدید بود که طبق آن، از واحدها خواسته می شد در بازار به شکلی رقابتی تر حضور داشته باشند و ظریف تر عمل کنند. «تکه پاره» و «گرسنه» کلماتی بودند که گاهی از آنها استفاده می شد. همینطور که تحولّات سرعت می گرفتند، از تیم ها خواسته می شد با داشته های کمتر، آورده های بیشتری داشته باشند، داده های بیشتری تولید کنند، و تصمیمات سریع تری بگیرند. این وسط، رهبران واحدها کم کم زمزمه هایی از کم آوردن و خستگی کارکنان شنیدند و برایشان سوال ایجاد شد که آیا می توان با همین سرعت ادامه داد؟ برای پاسخ به این سوال، تیم تجزیه و تحلیل افراد برای مدیرعامل یک دشبورد فراهم کردند که در آن تعداد ساعت هایی که کارکنان دارای دانش (Knowledge Workers) فعال بودند ثبت شده بود. آنها با بررسی داده های دشبورد مشاهده کردند که هنگامی که یک تیم زیادی به کار گرفته می شود و همگی فعال هستند، مسلّماً نمی توانند از آنها انتظار داشته باشند با تغییرات بیشتر کنار بیایند، و این در حالی است که تیم هایی که به کار گرفته نمی شوند و یا به صورت نابرابر، فعالیت می کنند، پذیرش بیشتری نسبت به تغییر دارند. مدیر عامل همچنین می توانست دشبورد را بر اساس خدمت تقسیم بندی کند تا پیش از موافقت با درخواست های جدید برای استخدام، بفهمد که آیا استخدام های اخیر به شکل بهینه ای جامعه پذیر شده اند یا خیر.

در نهایت …

سازمان ها به شکل فزاینده ای در حال استفاده از داده ها در راستای ایجاد تحولّات هستند اما این خیلی مهم است که به یاد داشته باشیم که این فقط به معنای جمع آوری داده های بیشتر و ترسیم نمودارهای بهتر نیست. در حقیقت، منظور این است که بازوی سازمان برای استفاده از داده ها را آنقدر قوی کنیم که بتواند تصمیمات بهتری بگیرد، فرضیه سازی کند، آزمایش کند، اندازه گیری کند و سازگار شود. این اصلاً ساده نیست. اما با جمع آوری دقیق و تحلیل داده های صحیح، یک تحوّل بزرگ می تواند کمتر ترسناک باشد – و البته امیدواریم موفقیت آمیز تر هم باشد.

جا دارد به خدمتی اشاره کنیم که پلتفرم اندازه در اختیار همکاران منابع انسانی قرار می دهد. این پلتفرم با این چشم انداز طراحی شده که به داده محور شدن واحدهای منابع انسانی سازمان ها کمک کند. از ابزارهای قابل استفاده در این پلتفرم می توان در راستای ارزیابی های پیش از استخدام (به طور ویژه ارزیابی تناسب شغلی)، ارزیابی توسعه و عملکرد تیم ها، و ایجاد پروفایل ارزیابی برای افراد استفاده کرد.

در پلتفرم اندازه شما می توانید ساختار سازمانی خود را تعریف کنید. در بازه های زمانی مختلف، کمپین های ارزیابی مختلفی ایجاد کنید و به افراد مورد نظرتان آزمون ها و ارزیابی هایی را اختصاص دهید و همیشه به نتایج این ارزیابی ها به صورت آنلاین دسترسی داشته باشید، بانک جامعی از آزمون ها و مدل های ارزیابی شایستگی محور تشکیل دهید، و در نهایت، در بلندمدت برای هر یک از پرسنل یا متقاضیان استخدامتان یک پروفایل شامل نتایج همه ارزیابی ها و آزمون هایی که او در آنها شرکت کرده است داشته باشید که در مواقع نیاز، به آن مراجعه کنید.

با استفاده از چنین سیستمی، شما یک قدم بزرگ در راستای ایجاد یک سیستم مدیریت منابع انسانی داده محور در سازمان برداشته اید.

برای شروع، وارد این لینک شوید، یک پنل ارزیابی ایجاد کنید و به صورت رایگان، از تمامی امکانات پلتفرم اندازه در قالب دمو استفاده کنید. همکاران ما در اولین فرصت با شما تماس می گیرند و راهنمایی های لازم را ارائه می دهند.